На ОАО «Монди Бизнес Пейпа Сыктывкарский ЛПК» вводится в эксплуатацию система электронного документооборота

На ОАО «Монди Бизнес Пейпа Сыктывкарский ЛПК» вводится в эксплуатацию система электронного документооборота, разработанная на платформе Documentum компании EMC, мирового лидера в области корпоративных систем управления контентом.

Согласно плану-графику работ, к ноябрю этого года на ее использование перейдут порядка 75 структурных подразделений предприятия. На сегодняшний день часть отделов и подразделений уже пользуются системой, остальные проходят обучение. Система позволит создать единый электронный архив документов с поисковой подсистемой и ускорить прохождение и обеспечить контроль исполнения документов комбината, пояснил зам.ген.директора Сергей Павлов.

Сегодня на предприятии большой объем бумажных документов, требующих согласования у разных специалистов, каждый из которых вносит свои правки и предложения, отправляет на доработку. Не редки случаи, когда на согласование документа уходит слишком много времени, или же он вообще теряется в процессе прохождения. Виной тому отсутствие обратной связи о прохождении документов по инстанциям. Как следствие, проходит немало времени, прежде чем окончательная версия документа, прошедшая все необходимые этапы согласования, кладется на подпись руководству.

Отныне согласование будет проходить в электронном виде. На этапе создания документа инициатор формирует лист согласования, который может включать несколько уровней с несколькими заинтересованными работниками комбината на каждом. При этом на любом этапе можно будет просмотреть, на рассмотрении какого специалиста находится документ в данное время. Каждый участник списка может указать свое решение по «бумаге» - внести замечания, отправить на доработку, перевести на следующий уровень согласования. Доступ на просмотр документа предоставляется только уполномоченным сотрудникам.
Документы регистрируются в системе с помощью регистрационных карточек и помещаются в единую базу документов – хранилище информационного контента предприятия.

Проект был разработан по заданию руководства МБП СЛПК специалистами комбината совместно с компанией Siemens Business Services. Автоматизированными системами документооборота на платформе Documentum пользуются сегодня более 3 тысяч крупных компаний в мире. В России она еще не получила широкого распространения, но в последнее время значительное число крупных компаний объявили об использовании Documentum в качестве корпоративного стандарта.

Новая система на МБП СЛПК не ставит задачей целиком исключить из практики бумажный документооборот. Для некоторых видов документов это и вовсе невозможно в связи со спецификой российского законодательства в данной области. Существует федеральный закон, разрешающий использование электронных документов, но нет ведомственных подзаконных актов, регламентирующих этот процесс. При этом, данный проект призван скорее оптимизировать и упорядочить процесс документооборота бумажных и электронных документов, обеспечить коллективную работу над документами сотрудников структурных подразделений, безопасное хранение электронных документов без лишнего дублирования, что в конечном итоге должно повысить оперативность принятия управленческих решений. Проект является первой стадией на пути построения корпоративного хранилища информационного контента предприятия.

Пресс-релиз ОАО «Монди Бизнес Пейпа Сыктывкарский ЛПК»