"1С:Оперативная печать 8" как эффективный инструмент управления типографией

Александр Остапенко, генеральный директор "Калужской типографии стандартов" рассказал о внедрении системы автоматизации на производстве

Специализация нашей типографии – это цветная и черно-белая книжно-журнальная продукция. Основой печатного парка являются офсетные листовые машины формата А2 – KBA Rapida и Heidelberg Speedmaster, в помошь им эксплуатируется цифровая Konica Minolta. Кроме того, у нас имеется рулонная печатная машина красочностью 1+1, которую мы используем преимущественно для печати учебной литературы или для больших тиражей однокрасочной продукции. Как и у подавляющего большинства типографий, загрузка зависит не только от количества заказов, но и от сезонности. Впрочем, рыночная ситуация уже давно не сильно благоприятная, и это факт.

Как мы выбирали систему автоматизации

Тем не менее, где-то полгода назад я принял решение приобрести систему автоматизации «1С:Оперативная печать 8», чтобы внедрить ее на своем производстве.

Почему купили именно этот программный продукт? До этого я рассматривал несколько конкурирующих вариантов, но пришел к выводу, что эта программа действительно полиграфическая, при том же мнении остаюсь и сейчас.

Более того, я не поленился позвонить в другие компании и поговорить с руководством об их опыте внедрения точно такой системы автоматизации. Были и лестные отзывы, но приходилось слышать и критику. Но это меня не остановило: сам я человек дотошный, а типография у нас не очень большая, поэтому я с самого начала предполагал, что стану как раз тем самым человеком, который будет самостоятельно изучать систему и курировать ее внедрение. Попутно отмечу, что помогает мне в этом наш программист, он же системный администратор. Так вот, разговаривая с тем, кто критиковал это решение, я понял, что этот человек, купив продукт, пустил все на самотек и не занимался его внедрением. Задав еще пару вопросов, я понял, что мой собеседник просто не компетентен в данном вопросе. После этого сомнений не осталось.

Наши задачи

Задача с точки зрения управленческого учета была очень простая: мы хотели в первую очередь упорядочить тот поток заказов, который порой доходит до нескольких сотен в месяц.

Возьмем для примера какой-нибудь не сложный заказ – листовку. Даже у нее, при сохранении красочности, вариантов изготовления довольно много: это и выбор из нескольких видов бумаг различной плотности, и тираж, который может значительно колебаться. А сегодня заказчики особенно хорошо считают свои деньги, поэтому их интересует различная вариативность при печати: сколько будет стоить производство при таком тираже и на такой бумаге, а сколько будет, если сохранить тираж, но уменьшить плотность и тому подобное. Если делать все это вручную, то времени ни на что другое не остается.

А ведь многие заказчики отталкиваются не от потребностей, а от своих финансовых возможностей. Они говорят: вот у меня есть такая сумма, требуется такая продукция, что я могу получить за эти деньги? И вот здесь автоматизация в расчете заказов просто незаменима, потому что резко увеличивается скорость обработки клиентских запросов.

Как это работает

И вот, чтобы не тратить уйму времени на такие расчеты, мы и внедряем у себя «1С:Оперативную печать 8», которая позволяет ускорить такую работу в разы. Сейчас прошло еще не так много времени после начала работы с программным продуктом, но часть заказов уже удается рассчитывать, используя автоматизацию.

Постоянные изменения цен на бумагу и другие материалы, связанные с колебаниями курсов валют, – это еще одно серьезное неудобство в повседневной работе любой типографии. Но зато преимущество для тех, кто использует автоматическую калькуляцию и расчет заказов: достаточно один раз заполнить нужные справочники, и система сама будет учитывать нужные коэффициенты.

Если у типографии немало повторяющихся заказов, как у нас, то здесь преимущества автоматизации также очевидны. Как правило, в таких заказах довольно существенно могут меняться тиражи. Работая в «1С:Оперативной печати 8» достаточно просто извлечь предыдущий заказ из истории клиента и скорректировать тираж и все – можно распечатывать технологическую карту заказа и отправлять его в производство.

Кстати, в таких случаях автоматизация не только избавила нас от рутины и сэкономила время, но и позволила выявить даже небольшие ошибки и огрехи, которые раньше мы просто не замечали. При автоматической калькуляции заказов я могу посмотреть текущие расходы на бумагу и материалы и сравнить их с предыдущими заказами и увидеть, что произошло с себестоимостью (рентабельностью печати, наверное) – выросла она или упала. После этого уже можно принимать решение об изменении отпускной цены и согласовывать ее с заказчиком. Повторюсь, что такие ошибки малозаметны и несущественны, но при увеличении тиражей цифры возможных потерь становится ощутимыми. А система автоматизации помогает нам увидеть эти ошибки и вовремя скорректировать.

«Почему изменилась цена?»

Это один из самых частых вопросов, который слышит менеджер типографии. Так вот, система автоматизации позволяет легко, а самое главное, убедительно для клиента ответить на этот вопрос. В программе все видно. Мы смотрим на калькуляцию и говорим: бумага изменилась на столько, краска на столько, поэтому цену пришлось соответственно увеличить, и все это при сохранении той же зарплаты. Это разумные аргументы, принимающиеся большинством заказчиков. В конце концов, клиенты могут позвонить конкурентам и убедиться в правдивости наших слов.

Вообще, «1С:Оперативная печать 8», на мой взгляд, позволяет адаптировать калькуляцию, да и вообще, весь необходимый функционал под конкретные нужды предприятия. В частности, для меня очень важно понимать фактическую себестоимость производства. Иначе говоря, я хочу видеть, до какой цены можно опуститься при торге с клиентом. Без этих цифр нельзя продолжать работу и оформлять заказ, так как можно уйти в минус по рентабельности.

Если менеджер смотрит на экран монитора и видит реальные цифры, то дальше его задача –подумать, как адаптировать заказ под существующие технологические процессы, чтобы и получить заказ, и сохранить нужную рентабельность. Ведь не секрет, что многие клиенты обзванивают типографии только для выяснения цены. Часто говорят, что могли бы печататься, но цена несколько высоковата, хорошо бы подвинуться. В нашем случае определить, можем ли мы подвинуться и насколько, делается элементарно: снизить цену можно простым уменьшением коэффициента. Для меня же, как для директора, здесь содержится информация для размышления. Я должен подумать, что и как изменить в типографии, чтобы снизить себестоимость производства.

Что впереди?

Интеграция с «1С:Бухгалтерией 8» - еще одна нерешенная пока задача. Но этот вопрос больше технический, поскольку «1С:Оперативная печать 8» изначально предполагает обмен данными с «1С:Бухгалтерией».

А вот планирование производства – это крайне важная часть работы. Это то, что должно быть в любой типографии. Но планирование напрямую связано с нормированием. А это очень кропотливый процесс, требующий времени и терпения. Мы занимаемся этим вопросом, но не так быстро, как хотелось бы. Впрочем, уверен, мы реализуем и эти, и другие возможности системы.

ОАО «Калужская типография стандартов (КТС)» - одна из старейших в России, типография работает с 1966 года. Изначально предприятие создавалось как полиграфическая база Госстандарта СССР. Сегодня ее специализация – это производство широкой номенклатуры листовой и книжно-журнальной продукции: листовки, буклеты, каталоги, книги, брошюры, журналы.

Дополнительная информация о типографии:

ОАО «Калужская типография стандартов (КТС)» - одна из старейших в России, типография работает с 1966 года. Изначально предприятие создавалось как полиграфическая база Госстандарта СССР. Сегодня ее специализация – это производство широкой номенклатуры листовой и книжно-журнальной продукции: листовки, буклеты, каталоги, книги, брошюры, журналы.