Визитные карточки в деловой сфере

Визитные карточки – важный элемент протокольных контактов с деловыми партнерами. Отсутствие визитной карточки может стать помехой в установлении и поддержании деловых отношений. Визитки используют и дипломаты, и бизнесмены, и чиновники, и деятели культуры и искусства. Использование визиток во многих случаях облегчает жизнь делового человека.

Стандартная визитная карточка представляет собой лист белого, не слишком плотного картона размером 5х9 см. Женщине, выступающей в качестве супруги, а не должностного лица, полагается иметь визитку на один сантиметр меньше – 4х8 см. Высшие должностные лица могут иметь визитки размером 6х10; визитка супруги такого лица, соответственно, будет иметь формат 5х9 см.
В Великобритании придерживаются противоположного правила: размер женских визитных карточек больше мужских. Правила оформления визитных карточек неукоснительно соблюдается только дипломатами. Требования к оформлению визиток в деловой практике не так строги. Но все же лучше, если визитка имеет классический вид: на верху по центру – название фирмы (организации, учреждения), в которой работает владелец визитной карточки (если он имеет несколько мест работы, то указывается основное); ниже по центру -имя и фамилия (в украинском и русском вариантах – фамилия, имя и отчество), еще ниже – должность; ниже и левее, то есть в левом нижнем углу -телефон, факс; возможен и такой вариант: и телефон, и факс, и почтовый адрес указываются в правом нижнем углу, а левый остается пустым. Классическая деловая визитка должна иметь черный шрифт на белом фоне. Другие цвета могут использоваться только в изображении рекламного знака фирмы в левом верхнем углу карточки.

Таковы требования протокола к оформлению визитной карточки бизнесмена. В деловой сфере они теперь соблюдаются не слишком строго, некоторые предприниматели заказывают карточки розового, голубого, зеленоватого оттенков.

Большую свободу в оформлении визиток могут позволить себе деятели культуры, искусства, науки, церкви и т. п.: любой шрифт на картоне или бумаге любого качества, любой цвет карточек и расположение текста. “Свободные художники” вместо названия фирмы иногда указывают домашний адрес и телефон.

На Украине и в России визитки часто печатаются с одной стороны на государственном языке, а с обратной – на английском. Однако по правилам протокола, текст визитки должен быть напечатан только на одной стороне, чтобы вторая оставалась для каких-либо записей от руки.
Поэтому рекомендуется иметь визитные карточки двух видов – на родном языке и на английском языке. Перед поездкой за рубеж часто специально заказывают визитки на языке той страны (стран), куда направляется бизнесмен.

Визитными карточками обмениваются при знакомстве, при поздравлении и выражении соболезнования, их принято оставлять, нанося визит, и посылать вместо ответного визита. С визитными карточками пересылаются подарки (цветы, книги, альбомы, газеты, журналы, билеты в театр или на вернисаж, фотографии и т. д.). Иногда визитки посылают вместо письма, выражающего благодарность за приглашение на неофициальный прием, выставку, в театр и т. п.

В некоторых случаях визитная карточка служит рекомендацией. Например, если у делового человека нет времени для составления рекомендательного письма, он может просто передать свою визитную карточку по назначению, написав на ней фамилию человека, которого рекомендует.

По правилам протокола, в определенных случаях на визитной карточке в нижнем левом углу должны быть проставлены (от руки) буквенные обозначения повода, по которому послана визитка.

1. Поздравление. Зарубежных партнеров необходимо поздравлять с их национальными праздниками, послав им визитку.
   В таких случаях чернилами или лучше простым карандашом ставятся сокращенные обозначения соответствующих французских слов: p.f. – “чтобы поздравить” (“поздравляет”).
   В новогоднем поздравлении к ним добавляются еще две, и надпись на визитке выглядит так: p.f.N.A. Это означает: “чтобы поздравить с Новым годом” (“поздравляет с Новым годом”).
   Если вы посылаете визитную карточку в ответ на новогоднее поздравление, то в ней нужно не только поблагодарить, но и, в свою очередь, поздравить партнера. Для этого следует сделать такую надпись:
   p.r.f.N.A. Она означает: “чтобы поблагодарить и поздравить с Новым годом” (“благодарит и поздравляет с Новым годом”).
2. Выражение соболезнования. По случаю национального траура и по другим аналогичным случаям следует посылать визитную карточку с буквами р.с. Эта надпись означает: “в качестве соболезнования” (“соболезнует”).
   Визитную карточку с такой надписью следует посылать в случае смерти делового партнера.
3. Выражение благодарности. Выражением благодарности за поздравление, за высказанное соболезнование, за подарки либо какие-либо мелкие услуги служит визитная карточка с надписью р.г.: “чтобы поблагодарить” (“благодарит”).
   Визитную карточку с выражением благодарности необходимо послать до истечения 24 часов с момента получения поздравления, соболезнования, подарка и т. п.
4. Прощание при отъезде на длительный срок. Если вы уехали из страны, где находились с визитом, и не нашли возможности лично проститься с деловым партнером, соблюсти правила вежливости поможет визитная карточка с надписью: р.р.с.: “чтобы попрощаться” (“прощается”).
5. Представление. Если вы хотите быть заочно представлены кому-либо, пошлите свою визитную карточку вместе с визиткой другого лица, уже знакомого с тем, с кем вы хотите познакомиться. На его визитной карточке должно быть написано: p.p., то есть “чтобы представить” (“представляет”).
   В ответ лицо, которому вас представили, присылает свою визитную карточку, без надписей.
6. Приглашение на прием. Для того чтобы пригласить кого-либо на неофициальный прием, следует написать его имя и фамилию вверху на визитной карточке, а внизу указать наименование приема (например: “завтрак”), место его проведения, число и время.
   Если на вашей визитной карточке не хватает места для этой информации, можно написать текст приглашения на открытке и отправить, приколов к ней визитную карточку, приглашаемому.
7. Сообщение о перемене адреса. При перемене адреса следует послать деловому партнеру старую визитную карточку вместе с новой, на которой имеются новые реквизиты.
   Новый номер телефона можно, в крайнем случае, вписать и от руки. А вот вписывать от руки новую должность считается неприличным. При изменении должности необходимо срочно печатать новые визитки.

В зависимости от характера отношений с соответствующим лицом, на визитной карточке могут быть сделаны такие надписи на украинском, русском, английском или любом другом языке: “благодарит за поздравление”, “шлет свои наилучшие пожелания в Новом году”, “благодарит за внимание”, “выражает соболезнования по случаю” и т. п.

Если вы посылаете в одном конверте, адресованном фирме, визитные карточки для нескольких лиц, то в левом верхнем углу каждой из них напишите фамилию лица, которому она предназначена. Визитные карточки никогда не подписываются. Дата на визитках тоже не проставляется.

Посылая визитные карточки почтой или курьером, вкладывайте их в специальный конверт, на котором чернилами или на пишущей машинке указывайте имя, фамилию и должность адресата.

Если вы лично завозите свою визитную карточку (это рассматривается как проявление особого уважения), то загните ее в зависимости от местной традиции. В некоторых странах принято загибать верхний правый или левый угол, в других – всю правую или левую сторону. В российской деловой практике визитер загибает правый верхний угол визитки или правую сторону по всей ширине. На лично доставляемой визитной карточке не принято писать фамилию лица, которому ее оставляют.
Если загнутая визитная карточка посылается с шофером, курьером или по почте, то это считается грубым нарушением этикета.
Не принято лично вручать визитную карточку с выражением благодарности и других чувств.

Приняв при личной встрече карточку партнера, не следует делать на ней какие-либо пометки, мять или просто вертеть ее на глазах у хозяина.

На полученные или завезенные визитные карточки следует ответить собственными (в течение 24 часов).
По правилам протокола после состоявшегося знакомства первым должно оставить свою визитную карточку лицо, имеющее более низкий ранг. Если познакомились лица, занимающие равное положение, то первым должен оставить свою визитную карточку младший по возрасту.

Женщины ни в коем случае не должны оставлять свою визитную карточку в доме холостого мужчины.

После представления женщине мужчина должен как можно скорее, не позднее, чем через неделю, послать ей свою визитную карточку и карточку для ее супруга, даже если супругу он не был представлен.