Система управления печати. Что это такое и как она может помочь вашему бизнесу?

На обобщенном примере нескольких лидеров рынка — MyQ, PaperCut, OptimiDoc, SafeQ, HP Advance мы покажем, какие интересные возможности предлагает бизнесу современная система управления печатью и чем она может быть полезна вам.

В общем виде это софт либо целый программно-аппаратный комплекс, предназначенный главным образом для мониторинга, контроля и комфортного администрирования печатных ресурсов компании. Он позволяет централизованно и гибко, в режиме реального времени управлять всеми процессами как на уровне конечных пользователей и конкретных устройств, так и в масштабах организации. Так, с его помощью вы сможете:

• отслеживать, кем, как и когда используются те или иные устройства;
• контролировать техническое состояние оборудования и количество расходных материалов;
• реализовывать корпоративную политику печати: предоставлять доступ к тем или иным функциональным возможностям, устанавливать допустимые объемы (квоты) и параметры печати, сканирования, копирования для различных групп пользователей;
• управлять правами доступа и привилегиями пользователей с помощью средств идентификации и аутентификации;
• выставлять счета за предоставленные услуги;
• в любой момент видеть целостную картину всего бизнес-процесса: к вашим услугам подробная отчетность с возможностью экспорта в популярные форматы и удобные инструменты для работы с аналитикой.

Удобство для ваших сотрудников и клиентов

Но система управления печатью — это не только средство контроля, это комфортная среда печати для ваших сотрудников или клиентов: безопасная печать с мобильных устройств и персональных систем различных брендов под управлением разных ОС на любом доступном пользователю оборудовании не требует от него никаких дополнительных действий или наличия специального ПО (драйверов, например). Гостевая печать может быть организована без доступа в локальную сеть путем отправки заданий на выделенный почтовый адрес. Также система управления печатью существенно облегчает и упрощает поддержку и администрирование печатной инфраструктуры для специалистов вашей IT-службы.

Программа предлагает однотипный интуитивно понятный интерфейс терминала на всех подключенных к ней устройствах вне зависимости от марки и модели оборудования. Этот интерфейс доступен также и на мобильных устройствах в виде приложения.

Система оптического распознавания

Функция оптического распознавания, обычно доступная как подключаемый модуль, позволяет легко, буквально в один клик мышкой оцифровывать и маршрутизировать документы на разных языках, конвертируя их в популярные редактируемые форматы с возможностью поиска по тексту. При этом изображение может быть захвачено как с помощью МФУ или сканера, так и с камеры мобильного устройства, либо получено из локальных / сетевых ресурсов: система отслеживает их и автоматически обрабатывает файлы по мере поступления.

Обработка

В процессе обработки, в том числе пакетной, когда сканируется масса различных несортированных документов, система самостоятельно разделяет их, определяет тип документа, ориентацию и сторону страницы, автоматически оптимизирует изображение — выравнивает его и устраняет дефекты: пятна, полосы, следы замятий и т.д. Также с ее помощью можно удалять нежелательные текстуры, такие, как цветной фон, например.

OCR умеет удалять пустые и разделять сдвоенные страницы, что особенно удобно при сканировании книг. Она способна не только распознавать различные баркоды, штрихкоды, QR-коды, но также извлекать из них информацию и производить операции с полученными значениями. Документы со сложной структурой обрабатываются с сохранением внутренней логики и расположения всех элементов. Поддерживается работа с каталогами различной глубины вложенности, а также именование файлов в соответствии с заданным шаблоном. Несколько документов могут быть отсканированы в один файл или раздельно.

Система может получать и присваивать документу метаданные, используя их, например, для наименования результирующего файла, каталога или дальнейшей маршрутизации. Это могут быть как системные параметры (отправитель, время, дата и т.д.), так и данные, введенные пользователем либо извлеченные из самого документа. С помощью OCR можно организовать некоторые бизнес-процессы так, чтобы определенная информация с отсканированных документов сразу заносилась в соответствующие базы данных.

Маршрутизация

Систему можно настроить таким образом, чтобы полученный файл автоматически попадал на заданные локальные или сетевые ресурсы, предназначенные для документов такого типа, содержания, отправителя, либо адресованных тому или иному получателю / группе пользователей. Это может быть персональная или групповая папка, адрес электронной почты, облачный сервис, FTP-узел, а также любая комбинация этих пунктов назначения. Больше никакого беспорядка: каждый отсканированный документ сразу оказывается там, где нужно, без необходимости каждый раз определять место назначения или искать файлы в какой-то одной общей папке среди сотен других. Аналогичным образом могут быть обработаны и маршрутизированы любые электронные документы различных форматов из локальных / сетевых папок или email.

Информационная безопасность

Информационная безопасность и целевое использование печатных ресурсов обеспечиваются такими функциями, как:

• сквозное шифрование в сети: задание печати отправляется, хранится на сервере и передается на устройство в зашифрованном виде;
• аутентификация по карте, PIN-коду, биометрии, логину, личному документу, одноразовому коду: все функции аппарата заблокированы до момента авторизации;
• старт печати по факту аутентификации на любом удобном устройстве (pull print / follow me / find me): пользователь может забрать только те документы, которые сам отправил на печать;
• водяные знаки и цифровые подписи: все документы индивидуально помечены и могут быть сопоставлены с конкретным отправителем или группой пользователей;
• санкционированная печать: требуется подтверждение руководителя, администратора, учителя и т.д.;
• архивирование печати: администратор может проверить содержание задания печати.

Один продукт — множество возможностей

Важно отметить, что весь этот обширный комплекс возможностей и функций доступен в рамках единой интегрированной модульной платформы: вместо множества различных узкоспециализированных решений — одно средство установки, один пользовательский интерфейс и один веб-интерфейс для управления всем.

Различия систем управления печатью

Так какая же система управления печатью лучше, что выбрать? Это во многом зависит от конкретной ситуации и сочетания целого ряда факторов. Чтобы сделать экономически обоснованный и целесообразный выбор в пользу решения того или иного разработчика, не переплачивать за избыточный и невостребованный функционал и в полной мере воспользоваться всеми особенностями продукта, следует понять:

Какие задачи в вашей компании должна решать система управления печатью — что приоритетно, а что не нужно? Ответ на этот вопрос определит состав пакета модулей и, соответственно, тип лицензии, что повлияет на конечную стоимость решения. Важно понимать, что тот или иной функционал в зависимости от разработчика решения и объема его реализации может в одном случае, например, предлагаться в составе базовой версии продукта или предоставляться бесплатно, а в другом — приобретаться отдельно. Кроме того, одни разработчики предлагают более эффективное или менее дорогое решение, лучше подходящее для одних условий или задач, другие делают упор на чем-то ином. Хотя в целом может сложиться впечатление, что все предлагают примерно одно и то же.

Каков вендорный состав, модельный ряд и общая численность имеющегося парка печатной техники? Несмотря на то, что разработчики обычно декларируют максимальную совместимость своего решения со всеми марками и моделями оборудования, в этой области есть нюансы, связанные с особенностями реализации поддержки продукции тех или иных вендоров, которые могут стать определяющими при выборе решения: не в каждое устройство бренда X может быть загружено ПО разработчика Y, кроме того, не каждое устройство в принципе поддерживает возможность установки в него какого-либо ПО.

Как и любой востребованный программный продукт, системы управления печатью постоянно развиваются и совершенствуются. Разработчики расширяют функционал и совместимость своих решений, предлагают новые возможности: то, что вчера было отличительной особенностью какого-то конкретного продукта, сегодня — стандарт индустрии. Поэтому в рамках настоящего материала нет смысла подробно вдаваться в различия между системами: весьма вероятно, что завтра с очередным релизом одной из них эта информация перестанет быть актуальной. Если вы читаете этот текст и задумываетесь о том, как правильно выбрать систему управления печатью, чем они отличаются и какая лучше, — это уже хороший повод, чтобы обратиться к нам, в компанию Леком за оптимальным персонализированным решением.