Аудит печати — это сбор и анализ соответствующей статистики для оценки фактического состояния печатной инфраструктуры заказчика с последующей подготовкой предложений по оптимизации процессов печати / копирования / сканирования в компании с учетом ее специфики и ожиданий заказчика.
В ходе аудита печати оцениваются:
- имеющийся у заказчика парк печатной техники по следующим критериям:
- количественно-качественный состав: бренд, модель, численность;
- возраст и техническое состояние;
- целесообразность: соответствие задачам, объем использования функций и возможностей;
- потенциал унификации и перспективы дальнейшего использования;
- фактические условия эксплуатации;
- стоимость владения: экономическая эффективность;
- совокупные расходы на печать и их структура;
- существующая модель восполнения печатного и машинного ресурса: расходные материалы, ЗИП, сервисное обслуживание;
- объем, структура, потоки, задачи печати;
- количество пользователей и их потребности в тех или иных функциональных возможностях;
- модель взаимодействия персонала с инфраструктурой печати: проблемы и степень удовлетворенности;
- риски и уязвимости действующей модели документооборота с точки зрения информационной безопасности.
Результат аудита офисной печати — пакет технологических решений, позволяющих сократить прямые и косвенные затраты на печать / копирование / сканирование, рационально организовать эти процессы, упростить и ускорить их, сделать комфортными для пользователей и администрирования, укрепить информационную безопасность.
Этапы аудита печати
Сбор фактического материала, изучение бизнес-процессов(1 – 3 месяца)
Визит(ы) в компанию
- с каждого устройства собираются сервисные отчеты, по которым можно судить о структуре печати в разрезе «цвет / формат / нагрузка»;
- на плане помещений фиксируется расположение оборудования, отмечаются структурные подразделения и количество пользователей в них;
- параллельно проводится опрос персонала, цель которого — выявить:
- специфические задачи печати;
- круг проблем, с которыми сталкиваются сотрудники и IT-специалисты;
- реальные потребности пользователей в том или ином функционале.
Автоматизированный сбор данных с применением программных средств мониторинга позволяет:
- получить достоверные данные по объемам печати (совокупный / по каждой единице оборудования),
- понять, как распределяется нагрузка на аппараты:
- по пользователям / группам пользователей;
- по параметрам заданий печати (формат / цвет);
- по времени;
- визуализировать потоки печати;
- зафиксировать технические инциденты за отчетный период.
Результат: задокументированная совокупность фактов и показателей, характеризующих текущее состояние печатной инфраструктуры заказчика.
Процессинг и анализ данных, выявление точек оптимизации(2 – 4 недели)
Систематизация и обработка собранного массива данных по нашим методикам позволяет детально визуализировать существующую проблематику печатной инфраструктуры заказчика и указать на возможные варианты решений. Результат: заказчик получает подробный отчет с итогами аудита, снабженный нашими комментариями и рекомендациями.
Разработка решения(1 – 3 месяца)
Детальная проработка архитектуры, содержания и способов реализации проекта совместно с заказчиком. Результат — готовый к внедрению пакет технологических решений. Подготовка ТЗ на конкурс — по желанию.
Результаты аудита печати
- Экспертное заключение о состоянии печатной инфраструктуры заказчика с указанием потенциала оптимизации.
- Готовое к внедрению персонализированное решение (или несколько на выбор) профессионального уровня.
- Готовое к выпуску техническое задание для объявления конкурса.
- Налаженные деловые связи для дальнейшей информационной и технической поддержки.
