Аутсорсинг управления бумажным документооборотом — это не просто передача непрофильных процессов внешним подрядчикам, это способ сократить издержки на печать в среднем на 30%!
Все мы сталкиваемся с аутсорсингом в повседневной жизни, доверяя свои заботы профессионалам. Например, мы заказываем доставку пиццы, отдаём вещи в химчистку, нанимаем рабочих для ремонта офиса… Во всех этих случаях обращение к профессионалам помогает нам экономить время и решать задачи.
При этих очевидных преимуществах стоит задуматься о передаче на аутсорсинг управление бумажным документооборотом!
Практика показывает, что обычно компании переходят на аутсорсинг, когда объём печати превышает 100 000 страниц в месяц, а количество сотрудников — 100 человек. Но и в менее крупных компаниях аутсорсинг может стать отличным решением — ведь любая компания растёт, а аутсорсинг — это услуга «на вырост».
Доверьте управление печатью профессионалам, и они разработают оптимальный план экономии специально для вас.
Правильно подобранная печатная техника и её централизованное техническое обслуживание и снабжение материалами помогают более эффективно вести бизнес.
По статистике 37% компаний среднего и малого бизнеса отмечают, что результат внедрения услуги по управлению печатной инфраструктурой превзошёл их ожидания.
Почему компаниям среднего и малого бизнеса стоит рассматривать услуги по управлению печатной инфраструктурой
- На определённом этапе развития компании уже не могут эффективно справляться с управлением печатным парком, поскольку он разрастается и становится всё более разнородным. К тому же на это не хватает ресурсов, ведь рост бизнеса требует серьёзных вложений. Это снижает эффективность работы с документами, а ведь на ней строятся ключевые бизнес-процессы.
- Чаще всего сотрудники компаний не имеют профессиональных навыков и инструментов для управления печатной инфраструктурой. А потому не могут самостоятельно подобрать оптимальный комплекс оборудования и управлять всеми процессами поддержки.
- Аутсорсинг — решение «на вырост», которое адаптируется к потребностям компании по мере её развития. При расширении бизнеса услуга может легко масштабироваться на новые офисы и меняться в соответствии с новыми потребностями организации.
Вы удивитесь, узнав, как много бизнес-процессов позволяет оптимизировать услуга по управлению печатной инфраструктурой.
Чего можно добиться с помощью услуги по управлению бумажным документооборотом:
- сократить затраты на печать;
- выявить скрытые источники издержек;
- сделать расходы прозрачными и более предсказуемыми;
- оптимизировать документооборот;
- адаптировать печатную инфраструктуру к потребностям бизнеса;
- повысить прибыльность бизнеса;
- освободить сотрудников от непрофильных обязанностей;
- упростить работу в удалённом формате;
- получать аналитику о работе печатной инфраструктуры;
- эффективно управлять парком печатной техники разных производителей;
- централизовать закупку печатной техники и расходных материалов.
В зависимости от размера и потребностей компании, Xerox может оказывать услуги по управлению бумажным документооборотом напрямую или через аккредитованных партнёров. Все партнёры Xerox проходят специальную сертификацию и управляют инфраструктурой заказчиков на основе экспертизы, сервисных платформ и инструментов Xerox
Как выбрать поставщика услуги
Аналитика
Услуги по управлению печатной инфраструктурой не могут оказываться по шаблону — нужен индивидуальный подход. Спросите потенциальных сервис-провайдеров, как они будут учитывать потребности вашего бизнеса. Будут ли использоваться аналитические инструменты, которые покажут, сколько времени и денег вы тратите на печать, сканирование и управление документами?
Опыт
Есть ли у поставщика внушительный опыт внедрения таких услуг? Как клиенты отзываются об этом сервис-провайдере? Хорошо ли он выполнял свои обязательства?
Интеграция
Узнайте, насколько хорошо поставщик услуги может интегрировать процессы электронного и бумажного документооборота, чтобы упростить и оптимизировать обмен информацией в вашей компании.
Адаптация
Хорошо ли интегрируется услуга в вашу ИТ-инфраструктуру? Насколько широко услуга будет взаимодействовать с решениями, которые уже используются в компании? Позволит ли она легко подключаться к облачным приложениям и мобильным устройствам?
Гибкость
Будет ли услуга развиваться вместе с бизнесом? Сможет ли партнёр удовлетворить ваши потребности через полгода или год? Насколько легко и быстро вы сможете изменить состав услуги или расширить её? Сколько это будет стоить?
Забота о безопасности
60% компаний отмечают, что у них были случаи утечки данных, связанные с печатью документов. Каждый день в мире возникают более 50 000 новых угроз безопасности, и всё больше из них нацелены на принтеры и многофункциональные устройства. Спросите, как аутсорсинг поможет вам бороться с этими угрозами. Будут ли использоваться в печатных устройствах встроенные программные и аппаратные системы безопасности ведущих производителей
Экологичность и энергоэффективность
Спросите, будет ли поставщик услуги использовать для сокращения объёма печати облачные сервисы, такие как Dropbox и Microsoft Office 365. Насколько его технологии энергоэффективны?
Отчётность
Какую аналитику и отчёты вы сможете получать в результате перехода на аутсорсинг? Требуйте от поставщика эффективных и простых в использовании инструментов для анализа расходов и производительности.
Проверьте, необходима ли вашей компании оптимизация бизнес-процессов и бумажного документооборота. Пройдите интерактивный тест!
По всем возникшим вопросам Вы можете обратиться к менеджерам компании “АльфаТех плюс” по адресу г. Новосибирск, ул. Державина, 28, офис 510, тел.: (383) 211-90-37, info@alteh.ru
