Постоянное развитие технологий производства отечественных типографий приводит к необходимости внедрения систем управления основными бизнес процессами на предприятии. Программные решения позволяют обеспечить оперативный контроль технологического цикла и необходимую гибкость для принятия управленческих решений.
Существуют различные подходы к внедрению АСУ на предприятии. Сегодня на рынке представлены программные комплексы как зарубежных, так и отечественных производителей. В первом случае речь идет, как правило, об универсальных системах управления (Enterprise Resource Planning — планирование ресурсов предприятия), которые, в большей степени, адаптированы для западных производителей. Российские разработчики основное внимание уделяют особенностям отрасли, предлагая узкоспециализированные продукты. При этом стоимость отечественных разработок на порядок ниже по сравнению с зарубежными системами.
В типографии “ТРИАДА ЛТД” принята типовая схема прохождения заказа. В процессе работы заказ последовательно проходит через отдел продаж, отдел допечатной подготовки, производство, склад и поступает к заказчику. Необходимость автоматизации производственных процессов была вызвана ростом заказов, расширением производственных мощностей и усложнением технологического цикла типографии.
В связи с актуальностью темы для отечественных типографий в данной статье будут рассмотрены основные принципы внедрения АСУ на полиграфическом предприятии.
Как правило, главными критериями при выборе АСУ является функциональность программы, ее стоимость и возможность адаптации к конкретному производству.
Система автоматизации обеспечивает связь между различными этапами прохождения заказа в режиме реального времени (в основе - центральная база данных по технологии "файл-сервер" – все изменения, вносимые одним пользователем, становятся сразу доступны другим пользователям системы).
К несомненным преимуществам современных АСУ следует отнести возможность модификации и расширения установленных модулей с учетом специфики конкретного предприятия. Гибкость систем обеспечивается настройкой локальных баз данных для каждого бизнес процесса (калькуляция заказов, планирование производства, производственный учет в цехах, материально-техническое снабжение, учет готовой продукции, финансовый учет и др.).
Отдельные системы управления также поддерживают модули расчета заработной платы, бухгалтерского учета, расчета заказов в Интернете, а также возможность интеграции с печатным оборудованием.
На этапе внедрения АСУ заполняются справочники системы. На основании введенных данных, а также принятой учетной политики производится калькуляция заказов, а также реализуются типовые производственные бизнес-процессы.
Оформление заказов происходит путем заполнения полей экранной формы, например: вид продукции, формат издания, тираж, вид оригинала, состав технологических операций и т.д. На основе введенных данных определяется потребность в расходных материалах и производится калькуляция заказа.
В современных АСУ предусмотрены следующие алгоритмы расчета заказов:
Модель пооперационной стоимости (по прайс-листам);
Метод, основанный на стоимости часа загрузки оборудования (по тарифной ставке);
Третья технология использует расчет плановой себестоимости заказа (по себестоимости).
После оформления заказов выдается производственная и расчетная документация (технологические карты, договор, заявка в снабжение, протокол согласования договорной цены, калькуляция и счет на оплату). Все введенные заказы хранятся в единой базе данных.
На этапе подготовки производства выполняется нормирование технологических отходов материалов и рассчитывается стоимость использования оборудования для каждой производственной операции. Также подготавливаются технологические карты изготовления полиграфической продукции, производится расчет конструктивных, оформительских элементов издания и определяется оптимальная раскладка элементов на печатном листе.
Планирование производства напрямую зависит от показателей средней длительности выполнения заказа. В общем случае заказы попадают в план в порядке их открытия.
Цель планирования - назначить плановые сроки окончания производства изделия. При планировании производственные операции группируются по видам оборудования и расставляются по сменам производства с учетом текущей загрузки оборудования. Планирование в системе сводится к упорядочению работ по оборудованию с учетом расчетной длительности операций. Длительность операции рассчитывается на основании заложенных нормативов на длительность приладки и производительность оборудования для различных типов материалов. Для визуализации очередей, как правило, используется диаграмма Ганта. На диаграмме отражается общая информация: ход выполнения работ по заказам, загрузка оборудования и продолжительность операций.
Диспетчеризация производства заключается в обеспечении синхронизации параллельных технологических операций по изготовлению отдельных элементов продукции с целью сокращения длительности технологического цикла производства и обеспечения оптимальной загрузки оборудования. Одновременно ведется распределение производственных заказов по оборудованию и анализ его загрузки.
Управление производством осуществляется на основании заранее составленного сменного плана. В сменном плане указывается очередность прохождения заказов по каждому оборудованию, плановое время начала и длительность каждой операции. Информация о фактическом времени выполнения работ фиксируется в системе сразу после окончания операции.
Системы автоматизации также включают в себя модули, предназначенные для учета основных и вспомогательных материалов, контроля их движения и нормирования складского запаса.
Учет готовой продукции может осуществляться в количественных и стоимостных показателях. Отгрузка заказа производится с учетом сигнальных экземпляров, сверхтиражной продукции, частичного поступления на склад и частичной отгрузки, при этом счета-фактуры и товарно-транспортные накладные формируются с учетом общей стоимости заказа и учетом отгружаемого тиража.
Во многих программных продуктах предусмотрена встроенная политика безопасности, где каждому пользователю программного комплекса выделяются различные права доступа к компонентам системы. Взаимодействие между пользователями сводится к возможности разрешенного доступа к чужой информации и организации оповещения об изменении информации.
При выборе системы автоматизации следует также учитывать уровень детализации генерируемой отчетности. Дополнительным преимуществом системы является возможность предоставления интегрированной отчетности не только в разрезе производственных показателей, но и предоставление сводной отчетности по структуре и динамике продаж.
Внедрение АСУ
Результат от внедрения АСУ зависит не только от возможностей системы для каждого конкретного предприятия, но и готовности как управленческого, так и производственного персонала к переходу на новый уровень контроля на предприятии.
Перед внедрением АСУ необходимо составить перечень задач для каждого конкретного бизнес-процесса, а также определить последовательность внедрения модулей и назначить ответственных лиц за информационное наполнение системы и за процесс автоматизации в целом. Оптимальным вариантом в этом случае может стать составление технического задания, которое должно отражать все бизнес-процессы типографии, включая все стадии технологического цикла и документооборот предприятия.
В случае грамотной реализации поставленной задачи результат от внедрения АСУ может проявляться в виде оптимизации управления отдельными бизнес процессами:
Эффективная схема расчета заказов
Описанный выше порядок расчетов позволяет рассчитать заказ любой сложности за считанные минуты даже во время телефонного разговора. Во многих системах также предусмотрено создание типовых шаблонов расчета для разных видов продукции, которые могут значительно ускорить процесс калькуляции заказа.
Производственный контроль
Диспетчеризация производства позволяет предприятию выявить узкие места в производственных процессах, снизить уровень простоя оборудования, сократить сроки выполнения заказов, избежать срывов плана продаж по причине перезагрузки производственных ресурсов, сделать процесс производства прозрачным и управляемым.
Контроль материальных средств
Автоматический контроль складских остатков реализуется в модуле материально-технического снабжения, который, как правило, содержит информацию о поставщиках, получателях и позволяет резервировать необходимую норму складского запаса. Складское хозяйство управляется на основе учёта каждой поступившей или изъятой единицы. Организация закупок расходных материалов позволяет уменьшить запасы бумаги на складе, а также снизить общие затраты в результате планирования отходов/остатков бумаги и других материалов в производстве.
Управление персоналом
Многие системы позволяют накапливать и конкретизировать данные по каждому сотруднику. Это дает возможность производить всесторонний контроль деятельности сотрудников и свести к минимуму влияние человеческого фактора и избежать случайных ошибок персонала. Главное преимущество автоматизации – возможность оперативного контроля всех стадий выполнения заказа: от получения макета заказа от клиента и оформления заказа, до выпуска и отгрузки уже готовой продукции.
Финансовый контроль
В некоторых системах предусмотрен экспорт (импорт) данных в учетные бухгалтерские программы. Для оперативного учета финансовых поступлений во многих АСУ интегрированы модули, позволяющие регистрировать поступления от заказчиков и отслеживать дебиторскую задолженность по каждому заказу. К основным задачам финансового учета также относятся: расчет и анализ фактической себестоимости продукции по отдельным подразделениям и в целом по типографии, формирование ведомостей по различным расчетам и денежным поступлениям и др.
Аналитическая система
Сегодня для многих полиграфических предприятий главной задачей стало получение информации о рентабельности своих подразделений, возможность в сжатые сроки производить продукцию, обеспечивая максимальную загрузку оборудования. В тоже время отчетность, генерируемая в АСУ, может послужить базовым источником информации для более детального маркетингового и финансового анализа. Планирование производственных показателей в АСУ должно стать основой для последующего составления плана продаж менеджеров и сравнения основных экономических показателей деятельности предприятия с аналогичными показателями на рынке.
В заключение можно еще раз отметить, что постоянный рост конкуренции, приобретение нового оборудования и усложнение бизнес-процессов в типографии приводят к необходимости комплексного подхода к управлению предприятием. Это возможно только за счет создания единого информационного пространства и автоматизации технологического цикла. Сейчас на рынке программного обеспечения существует достаточное количество комплексных систем управления. Однако эффект от перехода на систему автоматизации возможен только в случае тесного сотрудничества IT-специалистов компании-поставщика АСУ и сотрудников типографии, в результате которого должен быть создан эффективный механизм управления, учитывающий специфику данного предприятия и каждого бизнес-процесса в отдельности.
Автор: Александр Николаев, менеджер по маркетингу ООО “Триада Лтд”
