В чем преимущества МФУ по отношению к автономным копирам, принтерам, сканерам и факсам?

Преимущества любых периферийных офисных устройств можно перечислять без конца, но ни у одного из них нет объединения такого количества функций, как у МФУ, а значит, и большого количества плюсов, которые совмещены в одном устройстве. Т.е если у Вас 4 устройства и все ломаются, то нужно обращаться в 4 различные сервисные компании (если аппараты разной марки или сервисные центры предоставляют только определенный вид обслуживания). При использовании МФУ такая проблема решается гораздо проще – необходимо обратиться всего лишь в один сервисный центр, занимающийся ремонтом данного типа оборудования. Безусловно, нельзя утверждать, что многофункциональные устройства должны заменить все устройства с одной функцией. Однако, при создании нового семейства их производителями были учтены все минусы отдельных устройств. Таким образом, весьма очевидно, что даже в ситуации сбоя в работе МФУ Вы экономите как время, так и финансовые ресурсы.

Экономичность
Основной целью при создании МФУ стала идея создания такого оборудования, которое позволяло бы пользователю экономить время, деньги, пространство в помещении. В итоге были созданы цифровые ситемы, совмещающие различные функции, которые, к тому же, занимают гораздо меньше места в офисе. Зачастую в офисе есть несколько аппаратов с одинаковыми функциями, например, копиров. Если все периферийные устройства, принтеры, копиры, сканеры, факсы разместить в одном месте, то для этого потребуется одна, а то и несколько комнат. В случае, если речь идет об установке офисной техники в крупном офисе, то это не является основным фактором, на который необходимо обратить внимание, но ведь офис может иметь и небольшие размеры. А что если выполнение функций печати, копирования, сканирования и отправки факсов необходимы дома? Проблема эффективного распределения пространства была решена путем совмещения функций различных видов офисной техники в одном, который теперь занимает гораздо меньше места, выполняя работу нескольких аппаратов сразу. А теперь представьте, что необходимо приобрести технику для выполнения различного вида задач, например, печати и копирования. Первоначальные капитальные вложения будут значительными, если покупать копир и принтер по отдельности, но если бизнес успешен, то он развивается, а значит, в ближайшее время скорее всего возникнет вопрос в расширении функций, которые должна выполнять периферийная техника, может появиться необходимость в сканировании документов и отправки факсов. Таким образом, весьма очевидно, что дешевле, как с точки зрения стоимости, так и с точки зрения расходных материалов, будет приобрести одно МФУ, чем несколько различных по функциям аппаратов.

Не следует также забывать и о расходных материалах. При работе с МФУ необходимо заменить только один общий для всех функций комплект расходных материалов и продолжить работу. При работе на различных копирах, принтерах, факсах необходимо приобретать расходные материалы к каждому из них и, как правило, в разное время. Вопрос о необходимости приобретения расходных материалов для большинства моделй МФУ не застанет врасплох, так как практически все они снабжены функцией предупреждения о скорой замене расходных материалов.

Не следует также забывать и о том, что техническое обслуживание одного аппарата занимает гораздо меньше времени и ресурсов, чем нескольких машин. Поломка одного из группы аппаратов, выполняющих все необходимы функции по работе с документами в офисе, неизбежно приведет к поездке в сервисный центр или вызову специалиста в офис. Как правило, техническое обслуживание аппаратов разных производителей осуществляют разные сервисные центры, и в случае поломки нескольких аппаратов, придется обратиться к нескольким специалистам. В итоге, это отнимает время от производственного процесса. При использовании МФУ будет необходимо обратиться только в один сервисный центр или вызвать только одного специалиста, который, при необходимости, сможет также провести профилактику МФУ целиком. Важным критерием также является и то, что в случает поломки нескольких аппаратов, необходимо будет оплатить техническое обслуживание всех устройств, с МФУ таких расходов не возникнет. В итоге, даже техническое обслуживание при использовании МФУ обойдется значительно дешевле, в отличие от технического обслуживания нескольких разнофункциональных устройств.

При создании МФУ важным критерием являлось обеспечение максимально простого и интуитивно понятного общения с этими устройствами. Эта цель была достигнута. В итоге, если для того, чтобы начать работать с большинством аппаратов, выполняющих только одну функцию (копир, принтер, факс, сканер), необходимо тщательно изучить сопроводительную документацию, при необходимости обучить операторов, то для работы с МФУ этого почти не требуется. МФУ оснащены интуитивно понятным сенсорным экраном (у МФУ для средних рабочих групп и высокой производительности) или панелью управления (у персональных устройств и МФУ для малых рабочих групп), что значительно облегчает начало работы с ними. Кроме того, не требуется тратить дополнительные средства и время на обучение работе с техникой. Кроме того, многофункциональные устройства очень быстро и просто устанавливаются, в отличие от нескольких устройств. Не следует также забывать о том, что при установке нескольких устройств часто возникают проблемы совместимости, чего точно лишены МФУ.

Совместимость
Приобретая аппараты, выполняющие только одну из необходимых функций, пользователь сталкивается с проблемой их совместимости и долгого процесса инсталляции, а также конфликтов программного обеспечения. При приобретении отдельных аппаратов, каждый из которых выполняет только функции принтера, факса, сканера или копира, возникает вопрос о доставке и последующей установке каждого из этих устройств. Зачастую в процессе установки появляются проблемы, которые не очевидны на момент покупки: необходимость подключения большинства аппаратов в сеть (наличие розетки для каждого из них), подключения их к компьютеру, а значит, необходимо время на инсталляцию каждого из них, возникновение конфликтных ситуаций, так как при установке несколько аппаратов требуют идентичных компьютерных ресурсов. Все это приводит к существенным затратам рабочего времени и человеческих ресурсов и, как следствие, дополнительным финансовым расходам. В случае обращения по возникшим вопросам к специалистам той или иной фирмы, как правило, инициаторами проблем признаются аппараты других производителей, которые были приобретены. Процесс установки МФУ значительно проще, за счет сочетания всех необходимых для работы функций в одном устройстве. Наличие программного обеспечения только одного производителя не приведет к возникновению проблем при инсталляции МФУ в компьютерную сеть, а необходимость наличия только одной розетки решит проблему подключения в сеть. Таким образом, многофункциональные устройства значительно экономят время и снижают денежные затраты. Все выше перечисленное обуславливает еще одно преимущество МФУ – эффективность применения.

Эффективность
Для эффективной работы пользователю, как правило, необходимо иметь весь спектр периферийных устройств (копир, принтер, сканер, факс ). А также финишную обработку документов. Зачастую все эти устройства размещены по всему офису, и для выполнения некоего задания необходимо тратить много времени для его выполнения, если офис достаточно большой, так как оборудование, как правило, не сконцентрировано в одном месте. Для выполнения аналогичных работ (например, для отправки факса или печати документа, который носит конфиденциальный характер) необходимо контролировать процесс, ожидать, пока будет готов именно тот документ, который нужен и т.д. Все это приводит к существенным временным и денежным затратам. С МФУ все действия можно совершать в одном месте, быстро и без проблем. Причем даже не сходя со своего рабочего места, если речь идет не о копировании.

Обработка документов
МФУ объединило в себе самые различные режимы обработки документов, необходимые для документооборота. Как и сами МФУ, режимы можно разделить на несколько категорий. Деление аналогично делению самих МФУ, так как режимы, которые выполняют многофункциональные устройства, напрямую зависят от типа МФУ. Возможности по обработке цифровых документов – печать, сканирование, факс, копирование, а также легкая интеграция в компьютерную сеть и систему документооборота – сделают эти аппараты вашими незаменимыми помощниками.

Уникальные возможности МФУ
* Защита информации. У большинства МФУ с производитекльностью более 25 копий / распечаток в минуту эта функция реализована путём стирания остаточной информации с жёсткого диска устройства.
* Благодаря новой конструкции, инсталяция программного обеспечения многофункциональных устройств происходит очень быстро.
* Возможность беспроводного подключения МФУ.
* Режимы сканирования в Email с вводом адреса прямо с консоли МФУ, то есть минуя компьютер.
* Специальная система подачи бумаги в лотках, позволяющая использовать для работы очень плотную бумагу.
* Русифицированные сенсорные экраны.

Автор: Александр