Технология Pressure Seal для изготовления бесконвертных почтовых отправлений

Компания Welltec system предложила инновационную стратегию обработки документов Pressure Seal. Это метод, уже давно применяющийся и становящийся все более популярным в современных организациях, имеющих дело с почтовой рассылкой - бесконвертными отправлениями. Технология Pressure Seal - cовременный вариант таких отправлений. Метод закрывания почтовых отправлений под давлением стал эффективной альтернативой фальцовке документов с вкладкой их в конверты.
Закрываемые под давлением бесконвертные почтовые отправления (мейлеры) - это формуляры из бумаги для впечатки текста на лазерном принтере с предварительной проклейкой по периметру когезионным клеем (сухие клеевые полоски напоминают клеевые полоски на обычных почтовых конвертах). При фальцовке формуляра клеевые линии по его периметру с трех сторон совпадают, и формуляр под давлением запечатывается (слипается по этим полоскам). При этом получается сфальцованный документ, закрытый со всех четырех сторон без конверта, готовый к отправке в соответствии с правилами почтовой службы России. Данный вид бесконвертной пересылки широко распространен в Европе, США и других странах мира.

Компаниям, которые ищут быстрый, надежный, дешевый вид почтовых отправлений, нужны именно бесконвертные PS-письма, которые идеально подходят для широкого ряда документов. Например, этот процесс используется для высылки чеков с зарплатой, подлежащих оплате квитанций-счетов, различных соглашений. В бесконвертные письма может быть включена защита от подделки, например, микротекст, фирменные знаки и логотипы, водяные знаки и серийные номера. Машинная обработка чеков или других стандартных форм типа ОВПО, присланных на таких PS-письмах, занимает меньше времени и дает возможность ограничивать доступ к закрытой информации письма.
Согласно закону №152 «О персональных данных» все документы, содержащие персональные данные, должны с 01.01.2010 г. пересылаться только в закрытом виде.

Требующие защиты персональные данные трудно обрабатывать на большинстве конвертовальных машинах из-за необходимости совмещать специальный дизайн формуляра с конвертом. Бесконвертное персонифицированное отправление (БПО) соединяет в себе инновационные полиграфические и информационные технологии для массовой персонализации и рассылки документов и счетов (биллинг), в том числе за коммунальные услуги; банковские выписки, напоминания и уведомления; рассылки налоговые, страховых и телекоммуникационных компаний, а также директ-мейл, т.е. персональная рассылка рекламных материалов. Технология Pressure Seal позволяет не передавать на рассылку собственные базы данных, распечатывая и закрывая письма любыми тиражами в кратчайшие сроки в условиях офиса, т.е. надежно и без привлечения специально обученного персонала со знанием полиграфических процессов.

Преимущества оборудования для бесконвертной рассылки

Есть разница между бесконвертными фальцовщиками и фальцовщиками с вкладкой в конверт (конвертовальными машинами и линиями). Фальцовщики с вкладкой в конверт обеспечивают определенный уровень универсальности, т.к. они могут работать с многостраничными документами и вложениями в отличие от бесконвертных отправлений. Кроме того, для них не требуются специальные формуляры. Однако окупаемость конвертовальных машин не идет ни в какое сравнение, т.е. значительно хуже окупаемости бесконвертных фальцовщиков, поэтому при сравнении изготовления писем на формулярах, запечатываемых под давлением с ценой процесса фальцовки и вкладки документов в конверт, разница цен формуляров и обычной бумаги, становится незначимой в течение даже недолгого периода.

Оборудование для закрывания писем под давлением сохраняет значительное преимущество в отношении удельных затрат на объем выпускаемой продукции.
Независимо от того, арендуете вы или покупаете бесконвертный фальцовщик, первичные затраты, как правило, на 50% меньше, чем на фальцовщик со вкладкой в конверт с эквивалентной месячной производительностью, что вызывает значительную годовую экономию. Кроме того, оборудование с запечатыванием под давлением имеет преимущество по количеству документов, обрабатываемых на единицу затрат. При пересчете на эквивалентные инвестиции в оборудование, бесконвертный фальцовщик выдает в 4 раза больше писем в единицу времени, чем конвертовставочная машина. Работая в офисе, бесконвертный фальцовщик за $10,000 будет выводить документы со скоростью 9,000 экз/час, в то время как конвертовкладочный станок за $10,000 выведет 2,300 экз. за час. При промышленном производстве бесконвертный фальцовщик за $50,000 будет выводить по 35,000 документов в час, а конвертовкладочный станок по такой же цене выведет за час 8,000 документов. Рентабельность, достигаемая за счет стоимости оборудования и экономии труда, вызывает серьезный рост спроса на бесконвертные фальцовщики.

"После рассмотрения различных доступных вариантов принять решение было несложно", - говорит Bob Hindle, менеджер бухгалтерии американского подразделения Sylvania, компании по выпуску ламп и принадлежностей, расположенной в Дэнвере, штат Массачусетс. "Использование запечатываемых под давлением формуляров и бесконвертных фальцовщиков для зарплатных листков и налоговых форм W-2 снизило наши расходы и уменьшило головную боль, а также позволило сделать работу бухгалтерии более эффективной и сконцентрироваться на обслуживании заказчиков".

Но почему запечатывание под давлением именно сейчас становится стандартным процессом в современных компаниях, связанных с почтовой рассылкой?

Во-первых, раньше пользователи для запечатывания бесконвертных формуляров применяли технологию «сварки» материалов (специальных тонеров), нанесенных на документы, под воздействием температуры или скрепления водорастворимым клеем. Понятно, почему эти процессы не нашли признания – оба обладают недостатками, свойственными этим методам запечатывания.
В машинах для клеевого запечатывания водорастворимым клеем используются насосы, резервуары и аппликаторы для нанесения клея на обычную бумагу, но они не стали популярными из-за сложности процесса отделки документов и трудностей, возникающих из-за сбоев оборудования (из-за протекания клея). В процессе запечатывания под давлением формуляры проходят через ряд валиков из нержавеющей стали, что активирует когезионный клей (схватывающийся в процессе когезии, т.е. слипания однородных клеевых материалов при наложении полосок клея друг на друга). В результате получается простой и чистый процесс.
Во-вторых, за последние несколько лет увеличилось число фирм-изготовителей и их производственные мощности по выпуску формуляров для бесконвертной рассылки. Новые изготовители повысили уровень поставки формуляров до такой степени, когда расходы на бесконвертные формуляры падают до уровня, сопоставимого с затратами на конверты и обычную бумагу.

Гибкое безопасное решение

С бесконвертной почтой работают принтеры типа duplex и simplex (для двусторонней и односторонней персонализации) различных форматов. Для дуплексной печати используется С-фальц, что дает максимальную площадь для запечатки (переменной информации). В 14-дюймовый (по высоте бланка) вариант этого формуляра помещается и отрывной купон денежного перевода, а также конверт для возврата с обратным адресом (ОВПО*, часто используется для директ-мейла). Для максимального использования площади запечатки на одностороннем принтере (simplex) - наиболее
распространенным типом формуляров является формат неравносторонней гармошки ( Z-фальц со смещением). Некоторые производители вставляют в формуляр прозрачные окошки, чтобы при использовании С-фальца можно было видеть адрес. Перфорация на бесконвертных формулярах гарантирует жесткие, четкие фальцы, благодаря чему адрес размещается точно в окошке.

Бесконвертная PS**-технология обеспечивает также и защиту двух видов: 100%-ную надежность поступления предназначенной персональной информации именно конкретному получателю и конфиденциальность его личных данных. Бесконвертная рассылка исключает вероятность вложения в конверт не той информации или сразу двух документов (например, чеков) в один конверт. Кроме того, исчезают затраты времени и денег на исправление таких ошибок.

Бесконвертные формуляры выпускаются на стандартных белых бланках с отрывной боковой перфорацией для вскрытия писем получателем или с предварительной печатью «под заказ» - до 6 цветов. Они поставляются в листовом виде, сфальцованные непрерывной гармошкой или в виде рулонов диаметром 50 дюймов (127 см) для возможности дальнейшей обработки, персонализации и закрывания бумажных формуляров на любых машинах. В бесконвертные письма могут быть включены штрих-коды, встроены пластифицированные карточки, купоны или самоклеящие этикетки; они включают в себя элементы, необходимые для заказной корреспонденции (отрывные бланки извещений о поступлении заказного письма в почтовое отделение).

Преимуществом бесконвертной почты является экономия бюджетных средств за счет исключения затрат на производство, хранения конвертов и увеличения почтовых скидок за счет печати штрих-кодов почтовой сети непосредственно на формуляре. Кроме того, тот факт, что конверты не используются, снижает проблемы смещения документа в конверте, т.е. проблемы нечитаемости адреса сквозь окошко. Рекламные почтовые (direct mail) бесконвертные рассылки также упрощают процедуры подготовки и сортировки почты.

Снова пришла пора обратиться к однолистовым почтовым отправлениям. Это прекрасное решение для тех заказчиков, которым нужно рациональное и высокопроизводительное решение, а также безопасный и надежный способ доставки.

*ОВПО – ответное внутреннее почтовое отправление, с 2004 г. услуга «Почты России»
**PS – сокращение от Pressure Seal – cкрепление/запечатка под давлением

Автор: ВИП-Системы