Автоматизация типографии: инвестиции в успех

Сокращение тиражей, растущая популярность печати по требованию и спрос на продукцию в единичных экземплярах — актуальные тенденции рынка коммерческой цифровой печати, приводящие к стремительному росту количества заказов при значительном снижении их объемов. Учитывая общее уменьшение прибыльности полиграфического бизнеса, это заметно усложняет жизнь типографиям, которые вынуждены балансировать между желанием обслуживать растущие запросы к качеству полиграфической продукции и необходимостью удерживать сервис на высоком уровне.

Современные цифровые печатные машины печатают со скоростями, достойными офсетного оборудования, и способны удовлетворять запросы самых требовательных клиентов. Более того, цифровые технологии позволяют производить практически любые тиражи, от одного экземпляра, и изготавливать персонализированную продукцию с переменными данными, расширяя горизонты маркетинга и рекламы. Однако чтобы реализовать обширный потенциал, удовлетворяя потребности каждого клиента, надо ежедневно выполнять сотни мелких и средних заказов. При наличии нескольких печатных машин и набора финишного оборудования обработка такого количества тиражей невозможна без автоматизации приема, сопровождения и выполнения заказов, а качество и степень интеграции систем автоматизации становятся серьезным конкурентным преимуществом, влияющим на прибыльность и масштабируемость бизнеса.

Эволюция систем автоматизации началась с появления простейших калькуляторов, помогающих менеджерам в расчете стоимости заказов, и диспетчерских электронных таблиц для планирования загрузки оборудования. Затем появились интегрированные системы, объединяющие несколько функций в рамках единой АСУ с возможностью получения управленческих отчетов и обмена информацией с бухгалтерскими системами. Современные специализированные системы управления ускоряют выполнение заказов на всех этапах производственного процесса, оптимизируют взаимодействие между участками, сокращают время на приладку печатных машин и послепечатного оборудования, а значит — увеличивают производительность всей технологической цепочки, помогая оперативно координировать весь процесс, от приема заказов до отгрузки готовых тиражей.

Долгое время компании не решались предоставить партнерам и клиентам самостоятельный доступ к расчету стоимости изготовления заказов, но стремительная консьюмеризация полиграфических услуг заставляет изменить отношение к этим функциям. Сначала на сайтах типографий стали появляться самодельные калькуляторы для расчета заказов на популярные виды продукции, доступные как для партнеров, так и для всех клиентов. Они помогли разгрузить менеджеров от большей части «черновых» расчетов. Заказчики быстро оценили экономию времени и прозрачность ценообразования. Следующим этапом эволюции стали системы web-to-print, позволяющие рассчитывать и оформлять заказы онлайн, загружать файлы и производить оплату через интернет.

Эра Web-to-Print

Интернет-магазин полиграфических услуг Digital StoreFront — полноценный web-to-print-сервис, ориентированный на средние и крупные типографии и представляющий собой первое звено в цепочке систем автоматизации Ricoh. Он рассчитан как на предоставление печатных услуг бизнесу (B2B), так и конечным заказчикам (модель B2C) и помогает полиграфическим предприятиям оптимизировать работу с клиентами, значительно снизив издержки на прием, просчет и обработку заказов.

Digital StoreFront B2B (Business-to-Business) — это «закрытый» интернет-магазин, предлагающий индивидуальный интерфейс для каждого партнера типографии. Войдя в систему под персональным логином, пользователь получает доступ к индивидуально настроенным наборам справочников продукции, калькулятору для расчета стоимости заказа и персональному хранилищу файлов. Это позволяет типографиям развивать партнерские сети, гибко управляя ценовой политикой с учетом разнообразных факторов: от региона до различных партнерских уровней.

Модификация Digital StoreFront для конечных заказчиков B2C (Business-to-Consumer) — традиционная онлайн-торговая площадка, предлагающая клиентам самостоятельную регистрацию, расчет стоимости работ на основании общих прайс-листов и предоплату заказов с помощью пластиковых карт, электронных платежных систем или по выставленному счету.

Многие типографии Европы и США, в том числе крупнейшие в мире, печатающие тысячи заказов ежедневно, давно оценили преимущества систем web-to-print. Это круглосуточное обслуживание клиентов, автоматическое оповещение о новинках и акциях, быстрый и точный расчет стоимости, прием и хранение готовых файлов, автоматическая подготовка к печати и создание счета на оплату, отслеживание выполнения заказа онлайн, оповещение о готовности к отгрузке и согласование доставки заказов. А еще Digital StoreFront позволяет легко справиться с сезонными всплесками спроса, не нанимая новых менеджеров.

В стандартный функционал Digital StoreFront входит сквозной процесс приема заказов. Как показывает практика, внедрение процессов по автоматизации приема и обработки PDF-файлов, не оправдано при работе с конечными заказчиками. PDF-файлы, созданные непрофессионалами в таких программах, как Microsoft® Office Word или PowerPoint®, часто бывают непригодны для печати на конкретном оборудовании или не содержат всех необходимых элементов и настроек. Поэтому Digital StoreFront предлагает несколько вариантов загрузки файлов в систему.

Создавать качественные и корректные PDF-файлы, адаптированные для печати на оборудовании конкретной типографии, поможет драйвер печати Print Messenger. Он позволяет заранее внести все необходимые настройки для конвертации файлов пользователя в PDF, освободив клиентов от лишних хлопот, а специалистов допечатного участка — от исправления ошибок в загруженных файлах перед печатью. Поддержка формата описания заказа JDF обеспечивает простой и прозрачный процесс преобразования и загрузки файлов, созданных практически в любых приложениях.

Клиенты могут отслеживать выполнение своих заказов через личный кабинет, а при необходимости — печатать повторные тиражи через историю заказов.

Привычный веб-интерфейс, включающий развитую систему каталогов, простая и безопасная оплата пластиковой картой с использованием SSL-шифрования позволяют клиентам начать работать с системой без предварительного инструктажа. Модуль ценообразования Advanced Automated Pricing в реальном времени рассчитывает стоимость изготовления заказа с учетом параметров работы и условий доставки, среди которых стоимость часа работы оборудования ЦПМ и затраты на расходные материалы, персональные скидки и маркетинговые акции.

Обработка большого потока заказов невозможна без гибкого администрирования на этапах приема и изготовления тиражей. Поэтому Digital StoreFront в наглядной форме представляет поступающие из web-to-print заказы и текущую загрузку производственного оборудования, позволяя оптимизировать рабочие потоки и всегда выполнять заказы в срок.

Однако главное преимущество Digital StoreFront — это интеграция системы приема клиентских заказов в рабочий поток типографии, значительно повышающая производительность и эффективность за счет почти полного исключения промежуточной ручной проверки поступающих работ. Система интегрируется с любыми АСУ ТП от EFI и ЦПМ, работающими с внешними контроллерами Fiery, EFI Fiery Central и/или EFI MicroPress, позволяя отправлять файлы в печать одним кликом мышки.

Для анализа эффективности процессов в Digital StoreFront встроена гибкая система отчетности на базе Crystal Reports, предлагающая создание разноплановых отчетов — от отчетов по работе оборудования, до отчетов для управленческого учета. Помимо набора стандартных форм, система позволяет создавать любые пользовательские отчеты и включать в них специфическую бизнес-информацию.

Опциональный модуль печати переменных данных Digital StoreFront VDP наряду с PDF-совместимыми с форматами представления переменных данных от Fusion Pro, такими как PPML, VPS, VIPP и VDX, открывает перспективы для расширения ассортимента продукции. Клиенты могут использовать в заказах переменные данные, загружая их прямо через веб-интерфейс в виде баз данных, и тут же просматривать получившийся макет, чтобы исключить досадные ошибки.

Полноценная интеграция с информационно-управляющими системами (MIS) EFI Monarch, EFI Pace™ и EFI PrintSmith позволяет создать комплексную систему управления производством, а это важное условие развития и расширения компании на современном динамичном рынке.

Решение Digital StoreFront предлагается в двух вариантах: традиционная модель, когда типография покупает лицензию и устанавливает программное обеспечение на своем сервере, либо SAAS-модель (Software as a Service) – программное обеспечение как услуга. В этом случае программное обеспечение работает на сервере провайдеоа, а типография получает доступ к системе через Интернет. В случае SAAS-модели типография имеет полный доступ ко всему функционалу системы с небольшими первоначальными вложениями и предсказуемыми ежегодными затратами. Предоставляя приложение в виде услуги, разработчик гарантирует быстрое подключение, высочайший класс обслуживания и полную защиту информации.

На этапе производства. Ricoh BatchBuilder для создания сборных спусков

Производство большого количества разнородных малотиражных заказов, поступающих из web-to-print, MIS, горячих папок или пользовательских приложений, требует мощного инструмента диспетчеризации, позволяющего сортировать, группировать, объединять заказы на листе или рулоне, делить их между несколькими ЦПМ.

Предлагаемое Ricoh решение BatchBuilder автоматически отслеживает поступление новых заданий из всех доступных источников и обрабатывает их в соответствии с заданными критериями группировки: по типу бумаги, красочности, виду печати и необходимым послепечатным операциям. BatchBuilder служит центральным звеном управления печатью и планированием всех технологических процессов с предварительным просмотром вариантов группировки заказов на всех этапах, от спуска полос до послепечатной обработки.

BatchBuilder позволяет максимально эффективно использовать преимущества цифровой печати даже в случае малотиражных экземпляров различных изделий за счет радикального сокращения временных затрат и технических отходов. Система выполняет автоматический спуск полос и подготовку файлов к печати, позволяя оператору вносить коррективы в планирование, группировку и сортировку заказов. Благодаря поддержке оборудования разных типов и производителей типография может объединять цифровые, офсетные, листовые и рулонные печатные машины в единый рабочий поток.

Контроль превыше всего: TotalFlow Production Manager

Автоматизация управления парком печатных машин необходима крупным типографиям для того, чтобы контролировать эффективность работы производственного оборудования и прибыльность каждого заказа. АСУ ТП Ricoh TotalFlow Production Manager помогает рационально распределить подготовленные к печати заказы по печатным машинам с учетом их производительности и загрузки. Управляя одновременно 10-ю единицами печатной техники из одного окна, оператор в любой момент имеет актуальную производственную информацию и может быстро принять решение об отправке в работу срочного заказа или освобождении печатной машины для планового обслуживания.

Интуитивно понятный графический интерфейс, автоматическая конвертация файлов PostScript и PCL в формат PDF, формирование собственных автоматизированных рабочих процессов, интеграция с решениями для управления цветом и сторонними приложениями для предварительной проверки файлов, таких как Enfocus PitStop, обуславливают выбор Ricoh TotalFlow Production Manager для типографии любого масштаба, планирующей развитие и рост на непростом рынке коммерческой цифровой печати.

Гибкие варианты развертывания, позволяющие использовать систему в виде услуги от компании Ricoh, упрощают внедрение и делают предсказуемыми и прозрачными все затраты на автоматизацию производственных процессов.