Покопийный сервис печати — это аутсорсинг?

  06/07/2022 15:56

Покопийный договор или клик-контракт — действительно, в большинстве контекстов употребления между этими понятиями и аутсорсингом печати можно условно поставить знак равенства, поскольку подразумевается примерно одно и то же, говорящие понимают друг друга. Однако, строго говоря, это вовсе не синонимы: покопийная печать — это форма биллинга услуг (или комплексной услуги) по организации, управлению и техническому сопровождению бизнес-процесса печати в компании силами сторонней организации.

Покопийное обслуживание — универсальный и удобный способ оплаты сервиса корпоративной печати, имеющий ряд неоспоримых преимуществ:

  • в одном счете отражены совокупные прямые затраты на печать за оговоренный период;
  • счет выставляется за фактически сделанные отпечатки, т.е. оплачивается конечный результат, готовый продукт;
  • цена отпечатка может гибко варьироваться в зависимости от содержания услуги, т.е. заказчик платит только за то, что ему нужно:
    • аренда МФУ,
    • поставка расходных материалов и ресурсных деталей,
    • пусконаладочные, профилактические и ремонтные работы,
    • мониторинг и отчетность,
    • контроль доступа и информационная безопасность;
  • расходы на корпоративную печать отчетливо видны в структуре бюджета и легко прогнозируются.

Support... Basic... Managed!

Исходя из объема, содержания, а также степени самостоятельности подрядчика в части принятия решений касаемо способов достижения оптимального результата, международная исследовательская и консалтинговая компания IDC классифицирует услуги в области печати следующим образом:

  • SPS (Support Print Services) — это сервисное обслуживание печатной техники по запросу, т.е. разово;
  • BPS (Basic Print Services) — это партнерство на постоянной основе в рамках договора на оказание тех или иных видов услуг;
  • MPS / MDS (Managed Print / Document Services) — это полноценный аутсорсинг печати, предполагающий:
    • проведение аудита печатной инфраструктуры заказчика;
    • оптимизацию парка техники и процессов корпоративной печати / копирования / сканирования;
    • полное материально-техническое и информационное сопровождение бизнес-процесса, включая мониторинг, сервисное обслуживание и доставку расходных материалов.

Аутсорсинг на максималках

Rubik's cube unsolved

Разница между тем, что обычно подразумевается под термином «покопийка» и управляемыми услугами печати / документооборота, заключается в объеме и качестве сервиса. Комплексный подход и большая степень свободы позволяет MPS-провайдеру уже на старте проекта эффективно управлять расходами на печать, задействуя максимум своих возможностей, среди которых:

  • доступ к более производительным и экономичным контрактным версиям оборудования и картриджей, а также выгодные условия их приобретения по партнерским программам, оптовые цены;
  • квалифицированный и постоянно актуализирующий свои профессиональные компетенции персонал:
    • штатные эксперты по подбору оборудования и оптимизации процессов печати;
    • сертифицированные инженеры и IT-специалисты;
  • собственная сервисная база и парк подменной техники;
  • складские запасы ресурсных деталей и расходных материалов;
  • прямые каналы коммуникации:
    • с производителями и поставщиками печатной техники и расходных материалов,
    • разработчиками специализированных программно-аппаратных решений — систем мониторинга, контроля и управления печатью;
  • многолетний опыт организации и сопровождения аутсорсинговых проектов.

Rubik's cube solved

То есть Managed Print / Document Services — это такой аутсорсинг на максималках, а покопийка в традиционном ее понимании — это скорее BPS той или иной конфигурации. Работа по схеме BPS существенно ограничивает возможности провайдера услуги в части снижения расходов, поскольку он привлекается для выполнения отдельных задач, рамками которых и будут ограничены те выгоды, которые предлагает аутсорсинг. Так, например, в большинстве случае первоочередной задачей при переходе на аутсорсинг печати является реструктуризация и модернизация парка офисной техники.

Эта мера позволяет:

  • консолидировать объемы печати на производительных аппаратах с низкой ценой отпечатка и высоким запасом прочности, попутно сократив время простоя оборудования и энергопотребление;
  • избавиться от устаревшего / изношенного оборудования и небольших персональных устройств, эксплуатация которых экономически нецелесообразна, поскольку:
    • всегда сопряжена с повышенными временными и финансовыми затратами на обслуживание и расходные материалы;
    • такое оборудование частично или полностью несовместимо с современными системами контроля печати — эффективными инструментами снижения расходов на печать в компании;
  • унифицировать парк техники для удобства обслуживания и эксплуатации:
    • минимизация и стандартизация номенклатуры расходных материалов и ЗИП упрощает их закупку, складирование, использование;
    • единая база для развертывания наиболее подходящей заказчику системы управления печатью, средств аутентификации и т.д.;
    • единый пользовательский опыт взаимодействия с любым печатным оборудованием в компании.

К сожалению, не всегда эти доводы, даже подкрепленные расчетами, производят должное впечатление на заказчика. Причины могут быть самые разные: от ограниченных финансовых возможностей, не позволяющих реализовать полноценный и потому ресурсоемкий проект, до банального непонимания смысла и выгод предлагаемых изменений в среднесрочной и долгосрочной перспективе. Так или иначе, но отказ от реструктуризации там, где она объективно необходима, автоматически означает, что все связанные с неоптимизированным парком техники расходы и неудобства никуда не денутся, полномасштабная экономия не состоится.

Теневая экономика

iceberg hidden fees

Сокращение прямых издержек — это наиболее заметный, но не единственный эффект от перехода на аутсорсинг. Существенная часть совокупного объема затрат на печать — это скрытые и косвенные расходы, источниками которых могут быть:

  • неквалифицированный подбор оборудования: приобретение экономически неэффективных устройств;
  • временные потери и непрофильная занятость персонала:
    • плохо организованные процессы печати / копирования / сканирования отнимают много времени и отвлекают от выполнения прямых обязанностей;
    • инфраструктура печати обслуживается специалистами разных структурных подразделений — АХО, IT-службы, отдела закупки;
    • умножим это на количество филиалов или региональных подразделений — многократное дублирование обязанностей и работы;
    • больше времени требуется на коммуникацию между отделами;
    • сложная бухгалтерия и закупка;
  • необходимость иметь штатных специалистов нужной квалификации для поддержания работоспособности оборудования;
  • ненадлежащие условия или ошибки эксплуатации;
  • некачественные расходные материалы и неквалифицированное обслуживание, снижающие ресурс печатной техники;
  • нецелевое или нерациональное использование инфраструктуры, влекущее перерасход ресурсов — тонера / чернил, бумаги, электроэнергии:
    • печать на экономически неэффективных устройствах,
    • ч/б печать на цветных машинах,
    • печать в личных целях,
    • повторная печать,
    • черновая печать,
    • невостребованные задания печати;
  • простои оборудования;
  • складская и транспортная логистика;
  • риски, связанные с низким уровнем информационной безопасности:
    • выпущенные задания печати в лотке доступны посторонним до тех пор, пока их не заберет отправитель;
    • устройства печати — одна из потенциальных точек входа и получения доступа к внутренним информационным ресурсам компании для хакеров.

Лекарство

возможности системы управления печатью

Несмотря на столь обширный список, большая часть этих проблем решается внедрением системы управления печатью, которая:

  • существенно упрощает и ускоряет рабочие процессы печати / копирования / сканирования и маршрутизации документов, максимально автоматизируя их;
  • повышает доступность инфраструктуры печати для пользователей: мобильная, гостевая, облачная печать;
  • предлагает возможность централизованного администрирования и широкий набор эффективных инструментов управления расходами, включая средства персональной аутентификации (ID-карты, Pin-, QR-коды и т.д.) и контроль доступа к функциональным возможностям оборудования, отчетность по всем процессам, пользователям и группам пользователей;
  • позволяет отслеживать техническое состояние оборудования и уровень расходных материалов, в том числе удаленно и в режиме реального времени;
  • в целом, обеспечивает единство, удобство и безопасность рабочей среды.

Доктор

MPS-провайдер берет на себя все задачи по техническому сопровождению и обеспечению непрерывности корпоративных процессов печати:

  • мониторинг статуса оборудования и запасов расходных материалов,
  • превентивное сервисное обслуживание: профилактика, плановая замена ресурсных деталей,
  • ремонт,
  • предоставление подменных аппаратов,
  • своевременная поставка расходных материалов,
  • вывоз и утилизация отработанных картриджей.

Резюмируя сказанное, что такое полноценный покопийный контракт (аутсорсинг печати, MPS — называйте это, как хотите)? На сегодняшний день это самый рациональный, удобный и экономичный способ управления бизнес-процессом печати в вашей компании.

562
 

Комментарии (0)

Добавить свой комментарий:
Для офорления текста и вставки изображений используйте панель инструментов.
 

Сейчас обсуждают



 
Rating@Mail.ru