С необходимостью переплета и архивирования документов сталкивается огромное количество как государственных, так и частных организаций. Крупные компании, банки, архивы, органы государственной власти и т.п. обязаны хранить и систематизировать огромный объем информации на бумажных носителях.
Что же предлагают производители устройств для переплета, в том числе, подходящих для архивных целей и какое из решений можно считать оптимальным? Рассмотрим несколько наиболее распространенных вариантов переплета и дадим им оценку, с точки зрения быстроты, удобства, надежности и стоимости.
Переплет на пластиковую пружину
Переплет на пластиковую пружину можно назвать, пожалуй, самым распространенным типом переплета офисных документов, в силу невысокой стоимости самого оборудования, однако, для архивного переплета пластиковая «пружина» совсем не годится.
Во-первых, переплет, например, документа состоящего из 500 листов, даже на самой дорогой машине, имеющей электрическую перфорацию, будет занимать в среднем не менее 10-15 минут: оператору необходимо совершить не менее 20 операций по пробивке, после чего надеть полученную перфорированную бумагу на растянутую («открытую») пластиковую пружинку, что само по себе требует определенной сноровки. Очевидно, что в крупных организациях с серьезным бумагооборотом, трудозатраты оператора будут несопоставимы с конечным результатом. Также необходимо отметить, что такой тип переплета невозможно совместить с прошивкой («шнуровкой»), с последующей описью и заверением, что необходимо производить при архивировании определенных типов документов и соблюдении правил архивации, принятых во многих государственных и частных организациях.
Переплет на металлическую пружину
Данный тип переплета - это, фактически, то же самое, что и переплет на пластиковую пружину, только куда более неудобный и не приспособленный под нужды архивации, чем вышеуказанный способ, по всем упомянутым причинам. К тому же переплет на металлическую пружину не позволяет переплетать документы, объем которых составляет 250 листов и выше.
Проволокошвейное оборудование и мощные степлеры
Набирающим популярность, способом переплета документов больших толщин, стал, в последнее время, переплет на проволокошвейном оборудовании или мощных электрических степлерах. Некоторые модели подобного оборудования, в частности, проволокошвейные машины Bostitch (США), Hohner (Германия) или степлеры Nagel (Германия) позволяют за считанные секунды скрепить документ, толщиной до 500 листов! Плюсом данной технологии, кроме высокой скорости скрепления, является также очень низкая себестоимость переплета (стоимость двух металлических скрепок). Однако этот способ скрепления не смог стать панацеей для архивного переплета. Во-первых, также как и в случае с пружинным переплетом, здесь отсутствует возможность прошивки и опечатывания документов. Во-вторых, в силу сложности и дороговизны производства самих проволокошвейных машин, способных скреплять документы до 500 листов, их стоимость начинается от 300 000 рублей за одноголовочную машину, что само по себе недоступно по бюджету для небольших и средних организаций.
Бумагосверлильные машины
Данный тип техники в последнее время завоевал себе огромное количество приверженцев, за счет своей простоты и универсальности. Бумагосверлильная машина за считанные секунда позволяет проделать одно, два и более отверстия в любом, самом толстом документе от 500 листов и выше. После чего данный документ может быть помещен в папку типа «корона» или прошит «вручную» ленточкой или специальными нитками. Некоторые виды бумагосверлильных машин немного «облегчают жизнь» оператору, автоматически выбрасывая концы нитей в просверленные отверстия. Оператор, при наличии определенной сноровки, подхватывает эти концы одной рукой и, закончив сверление, связывает их вместе, таким образом, обеспечивая ниткошвейный переплет. Использование бумагосверлильных машин для архивирования и переплета большого объема многостраничных документов имеет ряд неоспоримых плюсов. Во-первых, бумагосверлильные машины относительно недороги: 30 000-40 000 рублей за одноголовочные машины европейского и японского производства, 12 000 рублей за китайские заводские аналоги, 5 000-10 000 рублей за кустарные изделия, произведенные в России, Белоруссии и КНР. Во-вторых, бумагосверлильные машины довольно универсальны и позволяют работать с максимальными толщинами от 500 листов и выше. В-третьих, технология сверления и переплета на нитку позволяет опечатывать документы в соответствии с нормами архивного хранения. В-четвертых, сам по себе переплет на нитку практически ничего не стоит.
Однако на этом плюсы архивного переплета с помощью бумагосверлильных машин заканчиваются и начинаются проблемы, с которыми неизбежно сталкиваются все те, кто архивирует документы подобным образом.
Минусы архивирования и переплета с помощью бумагосверлильных машин.
Первое: если для хранения документов вы используете папки «корона», то вы неизбежно сталкиваетесь с проблемой дополнительных расходов (что весьма существенно при больших объемах архивирования).
Надо также иметь ввиду, что сами папки требуют дополнительных площадей для хранения, особенно, если ваши документы будут разбиты тематически, и многие папки не будут заполнены до конца.
Второе: переплет на нитку или ленточку сам по себе не так прост, как кажется. Он занимает довольно много времени у оператора, а в отдельных случаях требует не дюжего терпения. Иногда даже сам процесс продевания нитки в 500-страничный документ сравним с маленьким испытанием для того, кто это делает: нитка постоянно съеживается и застревает, цепляясь за бумагу внутри просверленного канальца. Оператор не должен слишком перетянуть нить при завязывании, чтобы избежать деформации документа, с другой стороны, он не должен оставлять слишком много свободного места, в противном случае, документ будет болтаться, и ходить ходуном.
Третье: качество ниточного переплета, особенно, когда речь идет о документах в 500 страниц и выше, мягко говоря, оставляет желать лучшего: страницы в документах болтаются, выглядят расхлябанными, ходят в руках и т.п. Не спасают ни четыре и более отверстий, через которые стараются пропустить нить для придания конструкции жесткости, ни дополнительные попытки «утянуть посильнее». Часто, для того, чтобы придать такой конструкции дополнительную жесткость, и более приятный внешний вид используют картонные обложки, иногда с клеящим слоем на корешке. Это, в свою очередь, удорожает переплет, а также увеличивает время его изготовления.
Четвертое: переплет на веревочку сам по себе отдает «советской канцелярщиной». Его внешний вид не выдерживает никакой критики. При переплете больничных карт в районной поликлинике, наверное, все равно, но, если речь идет о переплете документов в солидной банковской организации, где отчеты и балансы периодически попадают на стол к «шефу»?
Казалось бы, что, несмотря на все вышеупомянутые минусы, альтернативы для архивного переплета с помощью традиционных бумагосверлильных машин, нет, и всем нам необходимо смириться и продолжать терпеливо заталкивать «бечевочку в дырочки».
Однако в 2009 году произошло событие, которое изменило представления пользователей о возможностях и качестве архивного переплета: немецкая компания Steiger представила на рынок решение, которое явилось принципиальным шагом вперед и не имеет аналогов ни у одного производителя - бумагосверлильные машины Steiger (Германия) с функцией автоматического переплета на термоклепку.
Автор: ООО "Принтматик"
