Михаил Рихирев - директор по развитию московской типографии «ТалерПринт!» о системе автоматизации PrintEffect 1.03

Любое полиграфическое предприятие рано или поздно сталкивается с проблемой автоматизации продаж и управления. Как только менеджеров по продажам становится более двух, а заказов за день — более пяти, она камнем виснет на шее коммерческого директора. Реальный случай: семь сослуживцев-менеджеров, получив на расчёт заказ, выдали семь цифр с разбросом в 20%, пользуясь стандартными прайс-листами! И это только начальный этап. Потом заказ отправляют в производство. На основе спецификации, заполняемой менеджером, технолог оформляет технологическую карту и заявку на материалы (в лучшем случае в Excel). Вероятность ошибок при такой организации крайне велика, и растёт гора лишних бумаг…

Попытки создать «доморощенную» автоматизированную систему управления (АСУ) бизнес-процессами типографии (например, на базе связанных таблиц Excel) вызывают у автора улыбку — с таким же успехом можно писать свой Microsoft Windows. Современные АСУ (Management Information System — MIS) разработаны с учётом опыта тысяч профессионалов-полиграфистов мира и предназначены для интеграции с АСУ ТП. Мощные и весьма дорогостоящие (более 100 000 долл.) решения (Heidelberg Prinect Prinance, Hiflex MIS и пр.) недоступны малому и даже среднему предприятию. Более доступна Asystemот «Моноритм» (20 000 долл.). Все они требуют долгого и дорогого процесса внедрения и обучения сотрудников типографии с привлечением внешних специалистов.
Попытка создания АСУ цифрового или печатного салона PrintEffect в варианте «коробочного продукта», предпринятая MT Soft (совместный проект «Терем» и «Моноритм»), — реальный шанс дать малым полиграфическим предприятиям возможность работать «правильно», планируя время загрузки единиц оборудования и рассчитывая прохождение заказа «против течения»: от послепечатной обработки к печати и допечатке. Именно по таким принципам построен бизнес-процесс Print On Demand (печать по требованию) и реализованы более мощные АСУ. Но у PrintEffect практически нет конкурентов в своей ценовой группе!

Качественный скачок, когда малое производство превращается в среднее, как правило, застаёт врасплох. И тогда переход от одного ПО, управляющего предприятием, к другому крайне болезнен — это и потеря «истории заказов», и переучивание персонала, и неизбежные ошибки на производстве, привыкающем к новым технологическим картам. PrintEffect предлагает уникальный переход к Asystem без потери данных, т. к. оба продукта используют один «движок» и имеют единую структуру данных, а отличаются функционально, интерфейсом и ограничением числа сетевых пользователей (10 для PrintEffect). Когда предприятие перерастёт PrintEffect, затраты на покупку и внедрение Asystem будут намного ниже, чем при приобретении последней «с нуля».

Принципы построения

Типографии продают не буклеты или брошюры и даже не количество прогонов на печатных машинах, а часы работы оборудования. *
Главное преимущество и отличие PrintEffect от набора таблиц Excel в определении стоимости заказа по времени загрузки оборудования предприятия, необходимого для выполнения заказа, а также с учётом стоимости потраченных материалов — бумаги, краски и пр. Всё оборудование типографии описывается структурными единицами, имеющими три главные характеристики: максимальную производительность в час, стоимость часа и график сменной работы (рис. 1).
На следующем этапе настройки системы определяются технологические операции, которые могут выполняться на одной или нескольких единицах оборудования и иметь несколько реквизитов описания: группа сложности, выходной тираж операции, красочность операции и т. п. Реквизиты нормируют расход материалов и время выполнения работ в зависимости от параметров заказа.
Время настройки печатной машины и количество листов бумаги на приладку зависят от красочности операции и группы сложности, а скорость работы — от выходного тиража операции (никто не будет разгонять Speedmaster до 12 000 прогонов в час ради тиража в 1000 плакатов). Описание заказа содержит 4 основных раздела: учётные параметры, детали, листы и технология (рис. 2). «Учётные параметры» описывают такие характеристики издания, как тираж, формат, дату оформления и отгрузки. «Детали» определяют, из чего состоит изделие. Например, брошюра включает цветную обложку (4+0), блок (1+1) и полноцветную вклейку (4+4). Расположение деталей на печатных листах, а также вид и формат бумаги указываются в разделе «листы». Завершает описание заказа раздел «Технология» с перечнем операций и их реквизитов. Операция может выполняться как над спуском (например, печать), так и над листом (фальцовка) или деталью (упаковка).
Оформленным заказам присваиваются состояния: «выставлен счёт», «передан в производство», «оплачен», «отгружен» и т. п. По переданным в производство заказам строятся планы-очереди загрузки оборудования, по выполненным и оплаченным — аналитические реестры.

Интерфейс и документация

Пользовательский интерфейс ПО PrintEffect заслуживает особой похвалы, благодаря лёгкости оформления и расчёта нового заказа. Сводная таблица расчёта позволяет корректировать скидки и наценки стоимости как операций и материалов, так и заказа в целом, фиксировать общую стоимость заказа и многое другое. Становятся возможными переговоры о цене по телефону в режиме реального времени даже по сложным изделиям. Гибкая сортировка и фильтрация списка заказов дают в руки начальнику отдела продаж мощный инструмент контроля работы подчинённых: какие заказы оплачены, выполнены в производстве, отгружены. Работа диспетчера типографии проста и наглядна: строятся очереди и диаграммы Гантта загрузки всего предприятия и по каждой единице оборудования или заказу.
Теперь о грустном. Нормирование оборудования и операций — нудный и трудоёмкий процесс. Нормировочные таблицы громоздки и ненаглядны. Отсутствуют инструменты расчёта, копирования и перемещения части таблицы, что приводит к значительному увеличению объёма вводимой информации и потерям времени. Импортировать данные нельзя, а зря! Мне приходилось рассчитывать объёмные таблицы в Excel, распечатывать и вручную (!) забивать в PrintEffect.Документация хоть и стильно оформлена, но неполна и местами напоминает анекдот про доктора «ухо-глаз»: «Говорят мне одно, а вижу я совсем другое!» Крайне необходимая и изложенная в документации функция учёта субподрядных работ в ПО, увы, отсутствует. Надеюсь, в будущих версиях разработчики это учтут.

Печатные формы

Программа позволяет практически полностью вести коммерческо-производственный документооборот предприятия: от коммерческих предложений и выписки счетов до технологических карт (рис. 4), планов загрузки оборудования и аналитических реестров заказов. Но механизм экспорта почти не работает, и нельзя редактировать печатные формы.

Управление правами доступа

Сильная сторона программы. Каждому пользователю или группе можно открыть доступ только к части информации в системе. Менеджеры не видят информацию о заказах коллег и план загрузки предприятия — только график прохождения своих заказов в производстве. Технологам недоступна любая информация по стоимости изделия и ценам на операции. А вносить исправления в заказ, уже переданный в производство, может только технолог. Предоставляет или ограничивает доступ к информации или печатным формам системный администратор практически в любых вариантах.

Опыт внедрения

Внедрение PrintEffect в «ТалерПринт!» показало, что система способна решить проблему автоматизации бизнес-процессов типографии среднего размера, обладающую большим парком печатного и отделочного оборудования (более 30-ти структурных единиц). Самым существенным недостатком системы оказалось ограничение в 10 пользователей, т. к. в типографии работают 7 менеджеров по продажам и 3 технолога, постоянно находящиеся в системе. Единственный выход — переход к Asystem. Остальные недостатки компенсируются доступной ценой и дружественным пользовательским интерфейсом. Но приходится констатировать: из-за несовершенства документации разработчикам пока не удалось создать полностью «коробочный продукт». Без помощи и консультации специалистов MT Soft внедрить PrintEffect, по мнению автора, невозможно. Зато при инсталляции удалось добавить в систему несколько весьма полезных реквизитов операций («толщина корешка брошюры» для операции КБС и «длина ножей штанц-формы» для вырубки), которые войдут в ближайшее обновление продукта. Ещё отмечу, что крайне важно выделить в типографии сотрудника, отвечающего за проект внедрения.

Заключение: удачная, недорогая система управления малым и средним полиграфическим предприятием с дружественным интерфейсом и широкими возможностями администрирования. Не имеет конкурентов в своём классе. Недостатки — документация не всегда соответствует ПО, требует доработки функция нормирования, некоторые ошибки.

Автор: Михаил Рихирев, директор по развитию московской типографии «ТалерПринт!»