Как выглядит автоматизация печатни в эпоху становления предприятия и общей пандемии. Часть 1
Если вы имеете своё дело или оно имеет вас как, например, меня, то дойти вы могли до этого состояния двумя путями:
1. Вам обломился большой куш в виде большой суммы или сразу же в виде готового, настроенного дела. Неважно, как вам это удалось провернуть - отжали у друга, папик подсобил, пикап, вы потомственный рейдер, лотерея, отличный кредит, наследство или даже вы сами не знаете как это получилось, но точно это произошло не постепенно и даже внезапно.
2. Вы встали на тернистую тропу бизнеса в сандалиях на босу ногу без гроша за душой и тащитесь обезвоженный под палящим солнцем, волоча и толкая перед собой своё дело вперёд и вперёд к оазису благосостояния.
Я из числа тех ребят, что весело шагают по второй дорожке - у меня небольшая печатня. И с каждым годом она становится чуть-чуть побольше (справедливости ради стоит отметить, что сегодня - в эпоху пандемии, - она заметно похерела, и я откатился в своём развитии на полтора года назад, но всё равно я счастлив, что всё ещё в седле, потому что некоторые мои друзья-товарищи по оружию уже безнадёжно пали).
Ребята под вторым номером начинают в одиночку или с лучшим другом, нередко прямо у себя дома, поставив на кухонном столе какой-нибудь дешёвый принтер. И медленно, постепенно, день за днём ты накапливаешь опыт, деньжат, клиентскую базу. Покупаешь новый принтер, снимаешь помещение, расходишься с этим придурошным другом, покупаешь принтер побольше, нанимаешь первых помощников и т.д.
Примерно такой первый принтер люди ставят себе на кухню
И возникает проблема: один ты выполняешь роль печатника, завхоза, логиста, грузчика, бухгалтера и пр. - прекрасно помнишь и держишь всё в голове. С появлением людей делегируешь свои обязанности. И тогда возникает острая необходимость обмениваться рабочей информацией. Да, это можно делать по любому каналу связи – мессендежры, электронная почта, соцсети, старая добрая писчая бумага и шариковая ручка и даже смс. Но проблема в стандарте самого сообщения. Если пренебречь этим нюансом, то срочная переписка превращается в сплошную переписку не имеющему начала и конца. Все бесконечно уточняют друг у друга какие-то детали, и, в результате из-за несметного количества частностей, общая картина становится искажённой, и понять её правильно невозможно.
ну вы поняли - типичная переписка
Больше всего проблема передачи ясной информации связана с отправкой файлов (макетов) в печать. Когда вы располагаете одним принтером и парой сотрудников, то достаточно дать печатнику флешку и сказать, как сделать. Всё будет лишь упираться в то, что если кто-то ошибается, то концов уже не найти - где произошла ошибка, то ли ты неправильно сказал, то ли печатник не расслышал, то ли заказчик тот ещё супчик - информация нигде не зафиксирована. При росте объёма заказов, количества сотрудников и единиц печатной техники устная речь превращается в абсурд. Нет никакого смысла кому-то что-то объяснять на будущее, это всё будет забыто или совсем забыто. Обсуждать теперь можно только если оперативное решение по конкретному вопросу в данный момент времени. Уже нет флешек и файлов по электронной почте - вы используете локальную сетку или даже облачное хранилище (что довольно глупое решение - потому что какой бы скоростной интернет у вас ни был, всё равно получится дольше). И начинается кошмар: каждый файл или макет должен сопровождаться техзаданием на печать. Как это сделать? Есть два решения:
1. Мы ж дети прогресса - да здравствует СRM+ERP!
2. Разработать стандартный, типовой документ и всех заставить им вдумчиво пользоваться.
Пара слов о том, почему такие, кажется, простые вещи оказываются проблемой. Дело в том, что когда ты работаешь один, с другом или даже с парой помощников, то в этом просто нет никакой необходимости. Какая-либо фиксация информации выглядит бесполезной тратой времени. Гораздо быстрее свистнуть. Ты и тот, кто рядом, прекрасно всё держат в голове. Некогда что-то писать. Обсудили - молотки в руки и пошли делать. В суете ежедневной рутины нет возможности об этом подумать. Три человека работают вместе. Пять человек уже по отдельности. И в какой-то момент ты упираешься – то, что раньше было разумно и быстро сказать на словах, теперь превращается в хаос и тормозит твоё развитие. Нужно внедрять стандартны общения.
а кто внедрит стандарты общения для бездушных машин?
Внедрение какой-либо системы, будь то сразу СРМ или просто обмен стандартизированных бланков - прежде всего ломка привычного уклада работы. Как бы плох он ни был, но смена рабочего процесса - хоть и временно, но стократ хуже. Всё идёт наперекосяк. Реальные убытки, нервы и даже драки. Поэтому, чем раньше заняться таким делом - тем лучше и безболезненней пройдёт процесс.
Возможно, что всё это может показаться смешным - мол что там такого надо сообщать друг другу сложного? Но полиграфия, дети мои, на самом деле технически довольно непростое производство. Даже один и тот же вид готовой продукции может иметь несколько различных техпроцессов. Даже самые эти примитивнейшие, никому не нужные, визитки: это миллион разных бумаг - дешёвых, дорогих, очень дорогих; двусторонняя, одностороннняя печать; различные виды печати - простой СМИК, золото/серебро, белый, лак; разный вид рубки/резки; дополнительные услуги - ламинация. Тираж требует вывод на разных принтерах. И чёрт-те что ещё - даже стразики. Из всего этого набора нужно сообщить печатнику конкретные сведения. Перечисленное касается одного только вида изделия. А чем больше у вас принтеров и постпечатных машин, тем больше вариаций обработки и тем больше сочетаний этих вариаций.
карточки для мотоциклистов - кажется, что это визитки, но на самом деле - виниловые магниты
Если вы об этом пишите просто так в телеграмме, как это сейчас написал я - то вы тратите время впустую. Потому что в мессенджерах, какие бы каналы вы не создавали - сообщения поступают последовательно. При одновременной работе над несколькими заказами, сообщения относительно них валятся в перемешку. Чтобы уточнить что-то в полученных ранее сообщениях, приходится перелопачивать всё (вручную или поиском). Нет единого места, куда можно оперативно обратиться за справкой.
Ситуация осложняется ещё и увеличением количества участников производства, самый простой пример: менеджер-дизайнер-печатник-постпечатник. Чем длиннее цепочка, тем испорченней «Сломанный телефон».
а иногда телефон - это просто телефон
Я выбрал второй вариант развития нашей коммуникации. По ряду причин, одна из которых платность подходящих программных продуктов. Бесплатный Битрикс мне не нравится по идеологическим соображениям, я безжалостно презираю все продукты 1С. Но подробнее об этом расскажу во второй части моего эссе.
Сейчас же речь о системе бланков. Я решил, что мы не будем создавать никаких ни бумажных документов, ни электронных, а станем кодировать техзадание прямо в имени файла. Мне это казалось очень логичным и остроумным. Макет — это то, вокруг чего все пляшут. Трудность состояла лишь в том, что в ряде случаев менеджер не мог ничего закодировать дизайнеру, потому что макет создавал дизайнер. А также постпечатник не имел доступа к файлам, за ненадобностью такового доступа, и поэтому тоже не мог ничего знать, о том, как предстоит обрабатывать оттиск. Не считая двух этих скользких моментов, в общем и целом, моя система стала прекрасно функционировать. Я создал таблицу шифра, раздал её всем и постепенно наша коммуникация стала очень короткой и конкретной. Основное ядро информации кодировалось в имени файла, и мы уточняли только какие-то нестандартные детали. Файл передаётся в печатню по локальной сети и сам по себе факт передачи является сигналом к началу печати. К файлу можно обратиться в любой момент и посмотреть не только его содержание, но и техзадание по нему.
несколько редакций шифра для оформления названия файла
Это прекрасное решение в случае, если у вас даже есть удалённые сотрудники. Кроме того, оно полностью бесплатно и настраивается самым гибким образом. Недостаток заключался в том, что шифр не может бесконечно увеличиваться. А с расширением парка оборудования и увеличением количества сотрудников стало не хватать ещё и дополнительных инструментов. Например, анализа. Также не был виден момент производства в реальном времени (кто что делает и у кого какие задачи). Не хватало планирования. Не хватало учёта.
Мы прожили в таком режиме несколько лет и два года назад я озаботился внедрением ещё более стандартного метода внутренней и внешней коммуникации - CRM. Однако, мне был нужен инструмент более эффективный, чем просто коммуникация с клиентом. Мне требовалось управление производством в целом. И об этом в следующей части, потому что Макс, маркетолог, говорит, что я и так, как всегда, дофигища намарал.
Продолжение следует.
Ваш Влад Парголовский, шеф «Точки Печати на севере СПб»
