Как сэкономить на печати? Аудит печати.

  04/07/2022 13:13

Аудит печати — это сбор и анализ соответствующей статистики для оценки фактического состояния печатной инфраструктуры заказчика с последующей подготовкой предложений по оптимизации процессов печати / копирования / сканирования в компании с учетом ее специфики и ожиданий заказчика.

В ходе аудита печати оцениваются:

  • имеющийся у заказчика парк печатной техники по следующим критериям:
    • количественно-качественный состав: бренд, модель, численность;
    • возраст и техническое состояние;
    • целесообразность: соответствие задачам, объем использования функций и возможностей;
    • потенциал унификации и перспективы дальнейшего использования;
    • фактические условия эксплуатации;
    • стоимость владения: экономическая эффективность;
  • совокупные расходы на печать и их структура;
  • существующая модель восполнения печатного и машинного ресурса: расходные материалы, ЗИП, сервисное обслуживание;
  • объем, структура, потоки, задачи печати;
  • количество пользователей и их потребности в тех или иных функциональных возможностях;
  • модель взаимодействия персонала с инфраструктурой печати: проблемы и степень удовлетворенности;
  • риски и уязвимости действующей модели документооборота с точки зрения информационной безопасности.

Результат аудита офисной печати — пакет технологических решений, позволяющих сократить прямые и косвенные затраты на печать / копирование / сканирование, рационально организовать эти процессы, упростить и ускорить их, сделать комфортными для пользователей и администрирования, укрепить информационную безопасность.

Этапы аудита печати

аудит печати этапы

Сбор фактического материала, изучение бизнес-процессов(1 – 3 месяца)

Визит(ы) в компанию

  • с каждого устройства собираются сервисные отчеты, по которым можно судить о структуре печати в разрезе «цвет / формат / нагрузка»;
  • на плане помещений фиксируется расположение оборудования, отмечаются структурные подразделения и количество пользователей в них;
  • параллельно проводится опрос персонала, цель которого — выявить:
    • специфические задачи печати;
    • круг проблем, с которыми сталкиваются сотрудники и IT-специалисты;
    • реальные потребности пользователей в том или ином функционале.

Автоматизированный сбор данных с применением программных средств мониторинга позволяет:

  • получить достоверные данные по объемам печати (совокупный / по каждой единице оборудования),
  • понять, как распределяется нагрузка на аппараты:
    • по пользователям / группам пользователей;
    • по параметрам заданий печати (формат / цвет);
    • по времени;
  • визуализировать потоки печати;
  • зафиксировать технические инциденты за отчетный период.

Результат: задокументированная совокупность фактов и показателей, характеризующих текущее состояние печатной инфраструктуры заказчика.

Процессинг и анализ данных, выявление точек оптимизации(2 – 4 недели)

Систематизация и обработка собранного массива данных по нашим методикам позволяет детально визуализировать существующую проблематику печатной инфраструктуры заказчика и указать на возможные варианты решений. Результат: заказчик получает подробный отчет с итогами аудита, снабженный нашими комментариями и рекомендациями.

Разработка решения(1 – 3 месяца)

Детальная проработка архитектуры, содержания и способов реализации проекта совместно с заказчиком. Результат — готовый к внедрению пакет технологических решений. Подготовка ТЗ на конкурс — по желанию.

Результаты аудита печати

аудит печати результаты

  • Экспертное заключение о состоянии печатной инфраструктуры заказчика с указанием потенциала оптимизации.
  • Готовое к внедрению персонализированное решение (или несколько на выбор) профессионального уровня.
  • Готовое к выпуску техническое задание для объявления конкурса.
  • Налаженные деловые связи для дальнейшей информационной и технической поддержки.

1245
 

Комментарии (2)

  •   11/08/2022
    #

    Очень хорошие советы даёт автор этой статьи. Правда печать тоже бывает разной и нужно учитывать все технические моменты и особенности её нанесения на различное полотно (структуру). К примеру когда нужна сувенирная продукция с логотипом , используется современное оборудования для печати. И выбирать такое нужно максимально внимательно

     
    • Да, действительно нужно понимать что и в какой сфере применяется.
      В данной статье мы говорим именно про офисную печать. Документы, графики и т.д.
      Но спасибо за идею) Напишем именно о выборе оборудования для тех или иных целей

       
Добавить свой комментарий:
Для офорления текста и вставки изображений используйте панель инструментов.
 

Сейчас обсуждают



 
Rating@Mail.ru