Как прописать в договоре электронный документооборот?

  02/07/2021 11:22

Практически все ваши контрагенты перешли на электронный документооборот?

Значит и вам пора позаботиться об организации обмена цифровыми документами.

Кроме установки программного обеспечения и выпуска электронной подписи вам нужно будет также заключить со всеми контрагентами соответствующие договор-соглашение.

Как прописать в договоре электронный документооборот

В этой статье расскажем, как правильно составить документ и какие положения он должен включать.

Немного об ЭДО между контрагентами

Электронный документооборот избавляет от необходимости формировать и передавать бумажные документы.

ЭДО между контрагентами

Вся первичка создается и хранится в электронном виде.

При этом не нужно вручную заполнять отчеты, все данные в программе загружаются автоматически на основе полученных и отправленных первичных документов.

То есть ЭДО избавляет от большинства рутинных задач, экономит время сотрудников и снижает риск допустить ошибку в отчетностях.

Чтобы два контрагента могли полноценно обмениваться электронными документами, они должны подключиться к одному оператору, установить одинаковое программное обеспечение и заключить договор.

Также они должны позаботиться о выпуске КЭП, которая заменит им собственноручную подпись и печать.

Порядок перехода на электронный документооборот таков:

  1. Контрагенты договариваются между собой о переходе на ЭДО, выбирают оператора и заключают с ним договор об оказании соответствующих услуг.
  2. Выпускают подпись и приобретают лицензионное программное обеспечение, например, программу Медок на сайте ukrzvit.ua у компании Укрзвит.
  3. Заключают договор-соглашение, в котором прописывают правила и особенности обмена документами.
  4. Обучают сотрудников работе с программой и назначают ответственных за формирование, отправку, прием, обработку электронных документов, а также создание отчетов. Для этих должностных лиц также следует выпустить электронные подписи.

После того, как вы успешно подключитесь к ЭДО и протестируете систему, вы можете разослать уведомления своим контрагентам о том, что теперь вы можете принимать документы в цифровом формате.

Также вы можете пригласить их присоединиться к электронному документообороту.

Что нужно указать в договоре

Обратите внимание, что нет официальной формы документа, поэтому положения договора разрабатываются самостоятельно с учетом пожеланий обеих сторон.

При этом соглашение должно быть составлено юридическим языком без просторечий.

Не забудьте включить ссылки на законодательные акты, регулирующие вопрос электронного документооборота, во избежание спорных ситуаций, которые могут возникнуть в дальнейшем.

Как правило, разработку договора организует сторона, предложившая переход на ЭДО.

Однако контрагент может порекомендовать изменения в документ. То есть в создании соглашения так или иначе участвуют обе стороны.

Документ обязательно должен включать следующие положения:

  1. Термины и определения. Здесь вы должны расшифровать все термины, которые включите в договор, например, ЭДО, ЭП, КЭП, Принимающая или Направляющая сторона, Оператор и т.д.
  2. Предмет соглашения. Укажите, что в договоре утвержден порядок электронного документооборота и то, что цифровые документы подписываются ЭП. Также укажите, что при отсутствии возможности передачи документов в цифровой форме они будут направлены на бумажном носителе.
  3. Признание электронных документов равными бумажным по юридической силе. Четко пропишите, что документ, который вы подписали с помощью КЭП может и должен приниматься сторонами в качестве первичного документа учета, его позволяется использовать как доказательство во время судов и предоставлять в госорганы по запросу.
  4. Порядок взаимодействия с оператором и удостоверяющим центром. Здесь можно прописать срок получения электронных подписей, оформления и представления оператору заявления об участии в ЭДО, а также получения идентификатора участника обмена, реквизиты доступа и другие необходимые данные.
  5. Порядок обмена электронными документами.

Также в договоре должен быть прописан порядок разрешения споров, внесения изменений.

Оптимально, если составлением документа займется юрист, который учтет все нюансы и законодательные аспекты ЭДО.

Темы: Разное
   
177
 

Комментарии (0)

Добавить свой комментарий:
Для офорления текста и вставки изображений используйте панель инструментов.
 
 
Rating@Mail.ru