Как электронная цифровая подпись упрощает документооборот в типографиях и компаниях из разных сфер?
Документооборот – как хорошее вино: чем меньше его проливается, тем лучше. Только вот в мире бизнеса документы – это не бутылка шардоне, а сотни килограммов бумаги, которые нужно согласовывать, подписывать, хранить и пересылать.
Бумажный документооборот – штука консервативная. На нем росли бухгалтеры прошлого века, он был надежным, внушительным и… катастрофически медленным. Какие потери несет бизнес, пока важные бумаги путешествуют по цепочке согласований?
- Время на согласование. Любая бумага – это мини-экспедиция. Сначала ее нужно распечатать, подписать, отправить в другой кабинет, дождаться визы, затем – еще в один кабинет, потом курьером в другой город. И вот контракт, который можно было подписать за минуту, «путешествует» неделю. А теперь представьте, что у конкурента уже все в цифре: один клик – и документ подписан. Кто быстрее выйдет на сделку?
- Логистические расходы. Бумаги не летают сами по себе. Их везут, несут, передают. Почта, курьеры, экспресс-доставка – все это деньги, причем не малые. Одна компания в год отправляет до 10 000 документов. Каждый второй – важный, срочный, с подписью. Каждый третий – требует пересылки. Если сложить расходы на доставку, получится сумма, которой хватило бы на новую служебную машину. Или даже две.
- Потеря документов. Любой офис – это лабиринт, в котором каждый документ может отправиться в долгое путешествие. Где пропал подписанный договор? Куда делись согласованные макеты? Кто взял этот чертов акт приемки? По статистике, каждая компания теряет до 7% документов. В лучшем случае это мелкие накладные. В худшем – миллионные контракты.
ЭЦП или электронная цифровая подпись решает все эти проблемы одним махом. Подписывайте документы удаленно, без курьеров и задержек. Какие сферы уже активно используют ЭЦП?
- Типографии: утверждение макетов, подписание договоров с клиентами. Раньше согласование макетов занимало дни. Клиенту отправляли распечатанный образец, ждали подписания, затем – вносили правки, снова печатали, снова ждали. Теперь достаточно одной кнопки – и макет утвержден за минуту. Договоры с клиентами? Тоже в цифре. Больше не нужно встречаться лично – подписывайте заказы на тиражи в один клик.
- Ритейл: обработка заказов, работа с поставщиками. Ритейл – это потоки товаров и денег. Закупки, приемка, возвраты, соглашения с поставщиками – все это требует подписей. Бумажный документооборот тут как пробка на МКАД – мешает и тормозит процессы. Перевели договоры с поставщиками на ЭЦП – ускорили работу. Цифровые накладные? Больше нет путаницы с возвратами.
- Логистика: подтверждение доставки и приемки грузов. Представьте, что груз на миллионы рублей стоит на складе, а бумаги на его разгрузку еще где-то в пути. Машина ждет, клиент нервничает, логист плачет. ЭЦП решает эту проблему. Доставили? Подписали накладную в электронном виде. Приемка прошла? Еще одна цифровая подпись – и груз официально принят.
- Страхование: удаленное оформление полисов. Раньше страховку можно было оформить только с личной подписью. Теперь все делается онлайн. Клиент подает заявку, подписывает договор ЭЦП – и получает полис без визита в офис. Экономия времени? Огромная. Клиенты довольны? Безусловно.
Почему бизнес переходит на ЭЦП? Причины очевидны.
- Скорость подписания документов. Раньше: неделя согласований, печати, пересылок.
Теперь: 30 секунд – и документ подписан. - Юридическая защищенность. ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи. Это значит, что в суде ее признают без вопросов.
- Снижение рисков подделки. Электронный документ нельзя просто «дорисовать» от руки. Все изменения фиксируются, а значит, риск подделки исключен.
Перейти на цифровую подпись проще, чем кажется. Главное – выбрать правильный подход.
- Подбор подходящего сертификата. ЭЦП бывают разными: для внутренних документов, контрактов с госорганами, финансовых операций. Выбирайте тот, который подходит именно вашему бизнесу.
- Интеграция с CRM и ERP-системами. Документы должны подписываться там, где их создают. Если у вас CRM или ERP, подключите ЭЦП прямо к ним – и процесс пойдет быстрее.
ЭЦП – инструмент, который делает бизнес быстрее, дешевле и безопаснее.
- документы подписываются мгновенно;
- логистика становится прозрачной;
- расходы на доставку снижаются;
- юридическая защищенность растет.
Вопрос только один: а вы уже перевели документы в цифру или все еще ждете, пока курьер доставит подписанный контракт?
