Экономичная эксплуатация МФУ: от простого – к комплексному решению

От простого – к комплексному решению (офисные МФУ А3 Konica Minolta bizhub)

ПЕРВЫЙ этап. Без дополнительных вложений

Дляэтого необходима лишь железная воля руководителя и умение IT-администратора.

1. «Защищенная печать» как стандарт

Установка метода вывода «Защищенная печать» в драйвере принтера заданным «по умолчанию» позволит даже в режиме общего доступа к МФУ сократить объем печати примерно на 5%.

Суть метода

Печать отправленного с компьютера задания нужно будет инициировать с панели управления МФУ, введя IDи пароль, идентичные указанным в драйвере принтера. Отправленные в этом режиме на печать задания будут храниться в специальном системном ящике в течение периода времени, заданного администратором МФУ (по умолчанию – 1 сутки).

В чём экономия?

Здесь лень – основная движущая сила. Если документ сразу же не распечатать, о нем можно будет позабыть, передумать, особенно, если документ личного характера, наконец, найти ошибку в электронном исходнике. Вспомните случаи, когда распечатанные листы сразу же выбрасываются по прочтению. Или ворох распечаток в приемном лотке в конце рабочего дня.

Дополнительные преимущества

• Вы распечатаете документ, подойдя к МФУ в удобное для Вас время.
• Он не затеряется в ворохе распечаток.
• Его случайно не утащит коллега вместе со своим документом.
• Его никто не сможет увидеть и прочесть кроме Вас.

Возможные недостатки

Для инициирования печати с панели управления необходимо выполнить ряд манипуляций:

1. Найти и зайти в ящик «Защищенная печать» - 2-3 нажатия;
2. В ящике – выделить задание, нажать на «Печать» и затем на «Старт» - 3 нажатия.

2. Работа в режиме идентификации пользователя.

Установка режима идентификации пользователя позволяет ввести необходимые ограничения и контроль использования МФУ как отдельными пользователями, так и отделами в целом.

Суть режима

• МФУ смогут использовать только зарегистрированные пользователи после ввода назначенного им пароля.
• Печать отправленного с компьютера задания нужно будет инициировать с панели управления МФУ, введя имя пользователя и пароль.
• Для каждого пользователя могут быть установлены:

- Ограничение доступа к функциям копирования и/или сканирования и/или печати и/или передачи факсов.

- Ограничение на использование цветной печати и/или копирования.

- Ограничение на количество копий/отпечатков

-Отдельные счетчики для каждого пользователя.

• Режим можно смягчить, зарегистрировав так называемого «Общего пользователя» и разрешив ему доступ к МФУ и выполнение определенных функций без введения пароля.

- Например, можно предоставить свободный доступ к МФУ только для выполнения операций черно-белого копирования.

В чём экономия?

Пользователь может задуматься перед тем, как отправить задание на печать или сделать копию. Особенно в полноцветном режиме. Особенно, если введено месячное ограничение на количество копий/отпечатков.

Дополнительные преимущества

• Вы распечатаете документ, подойдя к МФУ в удобное для Вас время.
• Он не затеряется в ворохе распечаток.
• Его случайно не утащит коллега вместе со своим документом.
• Его никто не сможет увидеть и прочесть кроме Вас.

Возможные недостатки

Для доступа к аппарату, в том числе для инициирования печати, с панели управления необходимо ввести имя пользователя (выбрав из списка или напрямую) и пароль.

ВТОРОЙ этап. Минимум затрат для большего удобства.

Наиболее удобным инструментом доступа к МФУ в режиме идентификации пользователей являются бесконтактные карты, используемые во множестве организаций для входа/выхода в помещение и отдельные комнаты.

В чём удобство?

После регистрации карты пользователя на устройстве для доступа к МФУ и/или начала печати достаточно просто прикоснуться картой к считывателю: аппарат будет разблокирован, а задания, ранее отосланные на печать, отпечатаны.

Тип считывателя бесконтактных карт подбирается индивидуально в соответствии со стандартом используемой карты и может монтироваться в корпус аппарата (за лицевой панелью), располагаться на рабочем столе или прикрепляться к МФУ подручными средствами (с помощью липучки, например).

Затраты

Общие затраты зависят от типа считывателя (от 190 евро) и метода его крепления к МФУ. Ну и от стоимости самих карт, если организация их еще не использует.

ТРЕТИЙ этап. Серьезные затраты, но и серьезная экономия и безопасность.

Что хорошо и удобно для офисов с несколькими «коридорными» МФУ, того недостаточно для крупных организаций с большим парком печатающих устройств, расположенных в разных местах многоэтажного здания.

Как радикально снизить затраты, обеспечив при этом контроль над всеми операциями, защиту конфиденциальной информации и повысить производительность? Для реализации этих целей не обойтись без точечного использование программного обеспечения по управлению печатными процессами предприятия.

Наиболее инновационным и гибким вариантом является применение интегрированного решения SafeQ, разработанного чешской компанией Ysoft и идеально работающего с MФУ KonicaMinolta.

В чём удобство?

• Отправленные на МФУ задания остаются в очереди до момента, когда пользователь разрешит печать посредством авторизации своей бесконтактной идентификационной карты через встроенный в панель управления bizhubC терминал доступа.
• YSoft SafeQ анализирует каждую операцию печати и решает, согласно заданным правилам, проводить ее или отклонить.
• Вся информация об этих операциях сохраняется на сервере, так, что в любое время можно выполнить детальный анализ среды печати.
• Результат может включать в себя отчеты с данными по количеству печати, копирования или даже сканирования по пользователям, отделам или проектам.
• Разнообразные отчеты помогут определить наиболее эффективную политику печати с использованием МФУ.
• Анализ отчетов поможет установить различные правила печати и ограничения по пользователям и группам. (Например, можно запретить отдельным пользователям печатать в цвете или принудительно печатать все электронные письма в черно-белом двустороннем режиме).

В чём экономия?

• Отслеживание операций и задание правил печати стимулирует сотрудников к определению, какие задания им действительно нужно распечатать.
• Отосланные на печать, но невостребованные в течение 1-2 суток задания автоматически удаляются.
• Многостраничные задания могут перераспределяться на более производительные и экономичные устройства.
• Запрет отдельным пользователям печатать в цвете и принудительная печать отдельных работ в 2-стороннем режиме.
• По имеющемуся опыту в течение годовой эксплуатации удается достичь 20% экономии затрат на печать (включая бумагу).

Затраты

Дополнительные затраты на одно устройство зависят от типа лицензии (на весь комплект программного обеспечения или на отдельные модули), количества подключенных МФУ (сниженные цены при подключении 10+ и 50+ аппаратов), типа считывателя, метода его крепления и составят не более 1000 евро.

ЧЕТВЕРТЫЙ этап. Долгая подготовка, затем – огромные преимущества и экономия.

Описанные в первом-третьем этапах инструменты экономии затрагивают в основном вопросы снижения количества отпечатков. Где же таятся прочие резервы?

Ответ прост: сложность процессов производства и большое количество документов создает огромный потенциал для сокращения расходов.

Решение непростое, но эффективное: применение оптимизированного сервиса печати – OPS– концепции, разработанной KonicaMinolta, и успешно применяемой ООО «ДИМИ-ДОС».

Какова цель концепции OPS?

• Сокращение прямых и косвенных затрат на производство документов;
• Повышение качества документов, удобства и скорости их изготовления;
• Максимальный контроль процессов печати;
• Минимизация рисков срыва бизнес-процессов.

Что включает OPS?

• Предварительный аудит печатающей техники;
• Оптимизация парка оборудования, включая предоставление оборудования в аренду;
• Обеспечение взаимозаменяемости оборудования и перераспределение нагрузок;
• Распечатка работ на любом доступном устройстве (функция FollowMe);
• Полная статистика печати;
• Удалённая диагностика;
• Контроль процессов печати и дальнейшая оптимизация расходов.

В чём экономия?

• Нет оборудования в собственности;
• Вместо основных средств – операционные затраты;
• Возможность планирования и управления затратами на печать;
• Регулярное обновление парка МФУ без дополнительных затрат;
• Снижение средней стоимости отпечатка.

Если брать в расчет стоимость рабочего времени сотрудников ИТ-отдела, административного и финансового департаментов, которое высвободится после перехода на OР5, экономия может достичь 30-50%.

Когда имеет смысл внедрять OPS?

При больших объемах печати (не менее 50 тыс. страниц в месяц) и большом парке устройств, которые сложно контролировать.

Наш совет

Начните с малого. Убедитесь в экономии и удобстве на примере эксплуатации одного устройства bizhubC.

Не останавливайтесь на достигнутом. Свяжитесь с нами.

Вместе с Вами мы подберем оптимальное решение для Вашей организации!