Подготовка больших объемов почтовой корреспонденции для рассылки – дело трудоемкое и малоприятное для исполнителя. На помощь человеку приходит конвертовкладочное оборудование.
Всем известно, что подготовка больших объемов почтовой корреспонденции для рассылки - дело трудоемкое и малоприятное для исполнителя. Если же сроки подготовки рассылки очень сжатые, а требования к внешнему виду вложений очень высокие, то решение такой задачи методами ручной обработки практически не возможно.
С целью повышения скорости обработки исходящей корреспонденции, снижения трудозатрат и повышения качества были созданы аппараты, которые сейчас носят название конвертовкладочные машины.
Впервые о подобных машинах в их современном понимании мир узнал ещё в далеком 1925 году, когда компания Bell and Howell представила свою первую конвертовкладочную машину.
В настоящее время эта компания утратила позиции на рынке производства конвертовкладочной техники и сосредоточила усилия на продаже конвертовкладочных машин производства французской корпорации Neopost под своим брендом. В этой статье мы подробнее расскажем о конвертовкладочных машинах Neopost.
Что такое конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина – это аппарат, в который с одной стороны загружаются чистые конверты с открытым клеевым слоем, а с другой стороны – документы или материалы, которые требуется вкладывать в конверты. В итоге машина сама сложит (сфальцует) требуемым образом документы, вложит их в конверт и заклеит этот конверт.
Как работает конвертовкладочная машина?
Несмотря на свои небольшие размеры, конвертовкладочные машины Neopost представляют собой довольно сложные технические устройства. Они имеют несколько узлов, выполняющие различные операции по обработке конвертов и вложений, и объединены в единое целое специальным программным обеспечением.
Рассмотрим упрощенную схему работы конвертовкладочной машины на примере Neopost DS 75 которая состоит из следующих составляющих:
– лотки подачи документов и материалов для вложения
– аккумулятор документов (для подбора комплекта документов перед фальцовкой)
– узел фальцовки (сложения) документов
– узел смачивания нанесенного клеевого слоя на конвертах
– узел вложения документов в конверт
– выходной узел (запечатывание конвертов).
Краткое описание процесса:Документы из лотков поступают в аккумулятор. В аккумуляторе набирается требуемое количество документов для вложения, согласно заданной программе, и весь набор поступает в узел фальцовки. В узле фальцовки набор документов складывается (согласно выбранному типу фальцовки) и направляется в модуль вложения, где происходит вкладка документов в конверт. Далее конверты с вложенными документами направляются в выходной узел, где происходит заклейка конверта. Далее готовый конверт поступает из машины в выходной лоток.
Всё, работа закончена!
В узле смачивания преднанесенный клеевой слой, который уже присутствует на используемых конвертах, смачивается специальным составом для последующей заклейки конверта.
Что может конвертовкладочная машина?
Конвертовкладочная машина может производить следующие основные действия:
- фальцевать (складывать) документы + вкладывать их в конверт + заклеивать конверт
- фальцевать (складывать) документы + вкладывать их в конверт + не заклеивать конверт
- вкладывать в конверты документы без фальцовки, например, толстые буклеты, брошюры, открытки и др.
вкладывать в конверты пластиковые карточки, диски и прочие предметы, если они закреплены на листе. Данная операция не предусматривает фальцовку
- производить только фальцовку без вложения в конверт
- делать подбор и фальцовку нескольких документов, предназначенных конкретному адресату. Эта функция реализуется при помощи считывателя оптических меток.
Все выше приведенные возможности доступны для конвертовкладочных машин Neopost. Также для конвертовкладочных машин предлагается значительное количество опций и дополнений, которые упрощают выполнение требуемой задачи клиента.
Как выбрать конвертовкладочную машину?
Для того, чтобы подобрать конвертовкладочную машину для заказчика, нужно уточнить следующие параметры.
Количество вложений в месяц, которое планируется производить на машине
В характеристиках конвертовкладочной машины обязательно стоит параметр «рекомендуемая нагрузка». Этот параметр означает оптимальную месячную нагрузку на машину. Максимально допустимая нагрузка, как правило, в 1,2-1,5 раза больше рекомендованной. При соблюдении рекомендованной нагрузки ресурс машины будет максимальным. Если машину эксплуатировать в режиме максимальной нагрузки, то ресурс будет меньшим.
В зависимости от месячного объема вложений конвертовкладочные машины Neopost подразделяются на следующие группы:
- малый объем (от 0,5 до 40 тыс. вложений в месяц). В данную группу производительности входят модели Neopost DS-35 и Neopost DS-63
- средний объем (от 40 до 80 тыс. вложений в месяц). Данную группу представляют модели Neopost DS-75 и Neopost DS-85
- большой объем (от 80 до 250 тыс. вложений в месяц). В группу входят такие машины как Neopost DS-90 и Neopost DS-200.
- производственный объем (от 250 тыс. до 1 млн и более вложений в месяц). Группа представлена конвертовкладочными системами Neopost DS-1000 и Neopost DS-1200.
Также в качестве характеристики конвертовкладочной машины указывается максимальная часовая производительность. Этот показатель указывает на максимально возможное количество вложений в конверты в течение 1 часа и зависит от количества листов вложений. Наиболее скоростной режим работы машины – один лист в один конверт, без фальцовки.
Тип конверта
В характеристиках конвертовкладочной машины указываются типы конвертов, которые может использовать эта машина. Основные типы конвертов будут описаны ниже в данной статье.
Модельный ряд конвертовкладочных машин Neopost, начиная с DS-35 и заканчивая DS-90, могут работать с конвертами формата до C5 включительно. Модели DS-200, DS-1000 и DS-1200 работают с любыми конвертами.
Планируется ли производить переменные вложения?
Самый простой вариант, когда 1 лист вкладывается в 1 конверт (например, квитанция за коммунальные услуги). Если в один конверт надо вложить 1 лист, а в другие конверты больше одного листа (например, счета за услуги связи, когда расшифровка звонков одного клиента уместилась на 1 листе, а второй клиент «наговорил» на 4 листа), то такие вложения называются переменными. Такие вложения возможно сделать только с использованием считывателя оптических меток (OMR/BCR).
Планируется ли вкладывать в один конверт документы разных форматов?Если стоит задача вложить в 1 конверт сфальцованный документ одного формата (например, А4) и одновременно с ним документ другого формата без фальцовки (например буклет формата А5), то такую задачу целесообразно реализовать на конвертовкладочной машине Neopost с 2-мя или более подающими лотками.
В этом случае из верхнего лотка будут подаваться документы формата А4, а из нижнего – документы формата А5.
Типы конвертов, с которыми работают конвертовкладочные машины
Наиболее широко применяются конверты с окошками, использование которых позволяет не печатать адрес получателя на самом конверте. Достаточно напечатать адрес на документе, сфальцевать его правильным образом и разместить в конверте адресом в окошко.
Если в характеристиках конвертовкладочной машины Neopost указываются конкретные типы конвертов, значит машина работает только с ними. Если указан диапазон размеров, например «от С65 до С5», значит машина работает с любыми конвертами, размеры которых находятся в указанных пределах.
Как можно сложить документ перед вложением в конверт?
Фальцовка (англ. folding) – это сложение документа. Виды фальцовки, которые может обеспечить конвертовкладочная машина, могут быть различными.
Указанные типы фальцовки может обеспечить любая конвертовкладочная машина Neopost. Исключение составляет только машина Neopost DS-35, которая не использует Z-фальцовку. Также для всех видов фальцовки предусмотрена возможность регулировки расположения места сгиба. Это позволяет заказчику при необходимости добиваться требуемого размера вложения (например, под нестандартный конверт). В свою очередь от размера и положения сфальцованного документа в конверте зависит удобство открытия конверта адресатом и сохранность вложений. Для открытия любых конвертов с корреспонденцией возможно использовать автоматические письмовскрыватели, при этом гарантируются высокая скорость обработки и полная сохранность вложений.
Что такое оптические метки (OMR/BCR) и для чего они нужны
Оптическая метка (OMR) и бар-код (BCR) - это отметки, которые возможно напечатать на документах с целью облегчения дальнейшей работы с этими документами. Для печати меток могут быть использованы адресные принтеры Neopost. Применительно к конвертовкладочным машинам OMR/BCR метки нужны для того, чтобы машина смогла определить, что именно делать с данными документами.
Для распознавания оптических меток используется считыватель оптических меток. Он опционально может быть установлен на конвертовкладочной машине Neopost. При использовании считывателя возможно производить переменные вложения, когда в разные конверты из общей пачки вкладывается различное количество листов. В оптических метках зашифрована информация о принадлежности документа тому или иному адресату. Нанести оптические метки на документ можно при помощи специализированного программного обеспечения Neopost OMS-100. Оптические метки наносятся на документ в электронном виде, а потом могут быть распечатаны вместе с документом на принтере, в том числе на адресном принтере Neopost.
В заключение хочется сказать, что конвертовкладочная машина - это технически сложный продукт, подбор и установку которого лучше доверить профессионалам. Грамотный специалист сможет учесть все нюансы Ваших настоящих и перспективных задач при подборе конвертовкладочного оборудования.
ООО "ИПЕКСИ Груп" (Новосибирск) - официальный поставщик конвертовкладочного оборудования Neopost в сибирском и дальневосточном регионах.
Автор: Денис Азарнов. По материалам http://inserter.ru/
Автор: ООО "ИПЕКСИ Груп"
