Аккредитация мероприятий

Фирма «СОФИТ» предлагает свои услуги в области аккредитационной деятельности. Опытные специалисты на современном уровне помогут провести аккредитацию любого массового мероприятия: семинар, форум, выставка, политический съезд, спортивное мероприятие любого уровня.
Компания «Софит» уже более 12 лет занимается аккредитационной деятельностью. Если театр начинается с вешалки, то любое мероприятие начинается с аккредитации. Ведь мы первые встречаем всех гостей и участников. И это – очень большая ответственность. Быстро и качественно проведенная аккредитация оставляет приятное впечатление и хорошую память о самом мероприятии. Многие сохраняют аккредитационную карту как сувенир.

Нашими силами были проведены аккредитации следующих мероприятий: «Санкт-Петербургский Международный Экономический Форум X-XII», «Международный теннисный турнир St. Petersburg Open», «Кубок мира по фехтованию. Гран-При FIE», «Турнир мировой серии SWATCH по пляжному волейболу», выставка «Передовые Технологии Автоматизации», «Кубок Европейских Чемпионов по Хоккею», аккредитация прессы ФК «Зенит», Чемпионат Мира по Артистическому Пулу, «Global Gathering», «Чемпионат Мира по Боулингу» и многие другие.

Вообще, аккредитация – это процесс учета и выдачи какого-либо документа (аккредитационной карты), билета, пропуска, бэджа, подтверждающего право человека на доступ в определенную зону или к необходимой информации на период проведения мероприятия. Аккредитация повышает безопасность мероприятия. Вместе с выдачей документа происходит формирование базы данных, по которой возможно после получить полезные отчеты: сколько пришло людей, кто приходил, когда и пр.

Аккредитационная карта или бэдж – полиграфическая продукция. Карта может быть выполнена на бумаге, пластике или даже на металле. Размеры карт любые. Главное – информация на карте. Аккредитационные карты могут быть персональными или обезличенными, т. е. содержать или не содержать информацию о владельце (ФИО, фото, паспортные данные и пр.).

Печать аккредитационной карты по шагам:
1) Разработка макета. Карты могут быть разные для разных категорий (организаторы, пресса, VIP, гости, участники и пр.).
2) Если бэдж пластиковый, то он обычно печатается на специальном сублимационном принтере. Цвет пластика может быть различным, цвета нанесения – монохромные или полноцвет.
3) Если бэдж ламинированный, то сначала печатаются заготовки с общей (неизменяемой) информацией, а затем в режиме он-лайн возможно допечатывать карты с переменными данными. Это в случае, если база данных заранее неизвестна.
4) Пластиковый бэдж после печати не требует ламинации. К нему требуется только соответствующее крепление: кармашек, клипса, лента.
5) Бумажный бэдж лучше после печати заламинировать или поместить в кармашек. Требуется крепление.
6) При печати на карте может стоять следующая переменная информация: ФИО владельца, фотография, штрих-код, номер карты, категория карты, зоны доступа, дата выдачи, срок действия, справочная информация.
7) Для защиты карты от подделки применяются следующие технологии: кодирование магнитной полосы, выдавливание символов, голографические элементы, офсетная сетка и пр.

Что может включать в себя услуга по аккредитации?

•Разработка макета бэджа для разных групп участников и гостей мероприятия.
•Изготовление пластиковых бэджей стандартного карточного размера (54х86х0,76 мм) или ламинированных бэджей любого размера и толщины (изготовить бэджи можно заранее по предоставленным Заказчиком спискам участников или печатать бэджи в режиме реального времени непосредственно на мероприятии).
•Фотографирование участников мероприятия с помощью профессиональной цифровой камеры.
•Кодировка информации посредством штрих-кода, магнитной полосы, чипа. Защита от подделки.
•Формирование базы данных участников мероприятия с возможностью статистической обработки и снятия любых отчетов во время мероприятия и после.
•Организация пунктов предоплатного или бесплатного обслуживания тех или иных групп или категорий участников мероприятия. Внесение или удаление участников из списка обслуживаемых по ходу мероприятия. Контроль (с помощью штрих-считывателей или считывателей магнитных полос на пластиковых бэджах) и учет количественной посещаемости пунктов обслуживания (снятие статистических отчетов).
•Организация закрытых пунктов доступа тем или иным категориям участников мероприятия.
•Анкетирование участников мероприятия.
•Работа с базой данных после окончания мероприятия: аналитические отчеты, маркетинговые исследования, рассылка любой информации участникам (реклама, приглашения на последующие или на иные мероприятия).

Аккредитационных станций может быть как одна, так и несколько. Они могут быть связаны между собой или работать автономно.

Такой комплексный подход невозможен без соответствующей технической и программной базы. Для проведения высокого уровня аккредитации потребуется современное цифровое оборудование: компьютеры, фотокамеры, принтеры, ламинаторы, специальные программы для работы с базами данных.

Самым быстрым способом аккредитации является печать пластиковых карт на специальных сублимационных принтерах, таких как, например, CIM SunLight K3. Всего несколько секунд и карточка готова. Ее не нужно ламинировать или вырезать. Все чаще требуется повышенная защита карт, поэтому могут использоваться заготовки со встроенным чипом. На принтере за один проход можно не только распечатать карту, но и закодировать магнитную полосу, если требуется. Что самое главное, работать на таком оборудовании могут даже не профессионалы. А это очень актуально, когда речь идет о большом количестве станций аккредитации, где задействованы волонтеры.

Еще одним немаловажным пунктом для проведения качественной и быстрой аккредитации является профессиональное программное обеспечение. Программа должна не только распечатывать макеты карт, но и формировать базы данных, фильтровать их, делать всевозможные отчеты, фотосъемку и пр. Организаторам крайне важна эта информация. Ведь по ней можно делать базу для следующего мероприятия, или проводить какие-либо опросы и приглашения.

Важна и предварительная подготовка перед аккредитацией. Создание списков приглашенных, базы участников. Здесь главное никого не обидеть, но и не выдать лишних карт. И на все это организаторам следует уделить огромное внимание.

Если вся эта работа сделана грамотно и профессионально, аккредитационная карта, выполнив свои функции, останется знаком доброй памяти о прошедшем мероприятии.

Автор: Рекламно-полиграфический центр СОФИТ