Система контроля и учёта печати на базе программно-аппаратного решения Xerox в ВНИИГ им. Веденеева

  21/03/2017 14:39

Санкт-Петербург, 21 марта 2017 г. — Система контроля печати YSoft SafeQ в комплексе с цветными МФУ Xerox WorkCentre 7830 была внедрена во Всероссийском научно-исследовательском институте гидротехники имени Б. Е. Веденеева (ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева). Это позволило учреждению перейти к централизованному управлению процессами документооборота, повысить информационную безопасность и создать условия, необходимые для сокращения издержек на печать. Проект выполнил партнёр Xerox — компания «Риком».
ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева — один из ведущих научных центров России в области гидротехнического и энергетического строительства, а также эксплуатации гидротехнических объектов.

Печать проектной и научной документации играет важную роль в сопровождении деятельности института. В рамках оптимизации этого направления было необходимо уменьшить расходы на документооборот и повысить их прозрачность. Для этого требовалось сократить парк печатной техники и снизить его энергопотребление, а также уменьшить стоимость отпечатков. Кроме того, планировалось унифицировать и модернизировать парк и создать безопасную среду документооборота.

Этим задачам полностью соответствовало программно-аппаратное решение Xerox. После успешных испытаний пилотного комплекта институт установил два высокопроизводительных МФУ формата A3 Xerox WorkCentre 7830 в комплексе с USB-кардридерами и системой контроля и учёта печати YSoft SafeQ.

С помощью системы YSoft SafeQ институт смог повысить информационную безопасность документооборота, начать централизованно управлять процессами печати, копирования и сканирования документации, регистрировать историю сбоев, а также планировать расходы на обслуживание техники и закупку расходных материалов.

YSoft SafeQ позволяет разграничивать права доступа сотрудников к периферийному оборудованию и вести учёт выполненных работ. Решение поддерживает удобный и безопасный метод аутентификации пользователей с помощью карт доступа и/или ввода PIN-кода на терминале. При этом система отслеживает каждое обращение к печатной технике и формирует отчёты со статистикой, отсортированной по пользователям, структурным подразделениям, проектам и другим параметрам.

На первом этапе проекта система контроля печати YSoft SafeQ была интегрирована с МФУ Xerox WorkCentre 7830. В дальнейшем институт планирует масштабировать её на другие печатные устройства, чтобы повысить эффективность работы с документами и сократить затраты на выпуск проектной и научной документации.

«Когда завершился первый этап интеграции многофункциональной системы контроля печати, мы убедились в том, что выбрали правильную стратегию оптимизации печатной инфраструктуры, — комментирует Олег Морозов, заведующий отделом информационных технологий ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева. — Теперь у нас есть хорошая база для того, чтобы перейти к полномасштабному развёртыванию YSoft SafeQ во всём институте».

«Внедрение комплексного решения Xerox во ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева было одним из важнейших проектов, которые мы реализовывали в 2016 году совместно с компанией "Юпитер", — комментирует Игорь Ляховицкий, менеджер проектов компании "Риком". — До этого мы уже не раз оптимизировали печатную инфраструктуру заказчиков с использованием решений Xerox и YSoft SafeQ и убедились в их высокой эффективности».

   
242
 
 

Комментарии (6)

  •   21/03/2017
    #

    В статье не хватает "живой" информации. До внедрения YSoft SafeQ  ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева тратило на печать столько-то, после внедрения стало тратить столько-то. Что позволило сэкономить столько-то. Стоимость внедрения YSoft SafeQ и покупка новых аппаратов окупится через столько-то.

     
    •   22/03/2017
      #

      Согласен. Написано, что "это важно", а вот почему - непонятно....

      Хотя, может и не особо хотели объяснять для чего все эти заморочки)

       
  •   21/03/2017
    #

    «комментирует Олег Морозов, заведующий отделом информационных технологий ВНИИГ им. Б. Е. Веденеева. — Теперь у нас есть хорошая база для того, чтобы перейти к полномасштабному развёртыванию YSoft SafeQ во всём институте».
    Зачем? Что дало?

     
  •   21/03/2017
    #

    И в чем конкретно преимущество Xerox WorkCentre 7830? Что мешает в данной статье заменить слово Xerox на Konica-Minolta и Xerox WorkCentre 7830 на Konica-Minolta C308? Это бы точно так же позволило создать условия, необходимые для сокращения издержек на печать, причем издержки были бы намного меньше, чем при использовании Xerox. Konica-Minolta точно так же использует YSoft SafeQ - https://www.konicaminolta.ru/ru/biznes-reshenija/p...

     
  • К настоящему времени завершён лишь первый этап проекта, на котором была выполнена адаптация ИТ-инфраструктуры института с переходом от персональных принтеров и МФУ к коридорным. Поэтому ещё рано оценивать экономическую эффективность проекта. Выводы о сроках окупаемости решения и размере экономии можно будет сделать, когда завершится второй этап внедрения.

     
    •   24/03/2017
      #

      Я думаю пресс-службе Xerox необходимо писать более грамотные статьи, а не просто создавать "информационный шум". Из вашей статьи и этого комментария становится очевидным, что при закупке программно-аппаратного решения никого не интересовала стоимость проекта и его экономическая эффективность. Получается, что Олег Морозов принял решения о покупке данного комплекса в "слепую", не зная стоимости проекта, печати и сканирования. При этом Ксерокс СНГ предоставлял институту для испытания пилотный комплект оборудования. Кроме того, как утверждается в статье, программный комплекс YSoft SafeQ позволяет планировать расходы на обслуживание техники и закупку расходных материалов, т.е. всё необходимое для расчета у сотрудников Ксерокс СНГ и ВНИИГ  Б. Е. Веденеева было.

      Производилось ли какое-либо исследование по временным затратам людей при переходе с персональных устройств на устройства "коридорного" типа? Подход к аппарату/получение доступа/поиск/печать/копирование и т.д.? Учитывались ли потери времени при отказе устройств? Эксплуатировались ли в институте данные аппараты с большими пробегами (больше 300-500K страниц), т.е. в тот период, когда аппарат уже перестает радовать своей новизной?  Было ли принято решение о том, кто будет обслуживать данное оборудование? Если это будет «Риком», было ли учтено время реагирования сервисной службы и время устранения поломки устройств? Учитывались ли простой всех отделов при необходимости замены расходных материалов, ресурсных узлов или запчастей. Если обслуживание будет происходить сотрудниками ВНИИГ - будут ли они обучены ремонту данных аппаратов? Закуплен ли эшелон расходных материалов, ресурсных узлов и запчастей,предоставлена ли им сервисная документация? И много-много других вопросов. Из этого материала можно было бы сделать интересный обзор программно аппаратного решения, которые многие специалисты читали бы с удовольствием. В данный момент получился очень невнятный материал, который намекает на "грязные" руки и нечистую совесть участников этого проекта.

       
Добавить своё сообщение:
Для офорления текста и вставки изображений используйте панель инструментов.
 

Сейчас обсуждают



 
Rating@Mail.ru